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¿Preparado para conocer el enfoque tecnológico de Managed Print Services?

Publicado el 18 de agosto de 2016 - Tyler Martin

La definición de Managed Print Services es, en los términos más sencillos, la siguiente: Servicios ofrecidos por un proveedor externo para optimizar o gestionar la producción de documentos de una empresa. Esto parece muy claro. Sin embargo, cómo efectúe este servicio el proveedor externo puede tener un gran impacto en sus resultados. 

Muchos proveedores dependen en gran medida de una amplia plantilla de técnicos de mantenimiento para poder ofrecer Managed Print Services (MPS). Esto significa que, si algo se rompe, les tiene que llamar. Y ellos lo arreglan. Al disponer de una gran cantidad de técnicos bien distribuidos, tardan muy poco tiempo en enviar a alguien. Aunque un enfoque basado en la mano de obra funciona, crea molestos retrasos e interrupciones para usted, su plantilla y sus usuarios. En general, para tomar una medida correctiva, primero hay que experimentar un fallo. Tiene que esperar al técnico y tener la suerte de que el problema pueda arreglarse a la primera. De acuerdo con este enfoque, el proceso comienza después de que el dispositivo haya presentado un problema. 

El sistema detecta los problemas potenciales

Sin embargo, con un enfoque basado en la tecnología, el proceso comienza antes de que el dispositivo presente un problema. El sistema detecta posibles problemas e inicia automáticamente peticiones de servicio, para que los usuarios no tengan que preocuparse de crear una incidencia ni de llamar al servicio de mantenimiento. Esa es una de las ventajas de un sistema que depende más de la tecnología que de la mano de obra.

“Este enfoque ha demostrado ser muy satisfactorio. Al gestionar nuestro hardware activamente, Lexmark predice los fallos antes de que se produzcan y resuelve rápidamente los problemas”, afirma el responsable técnico de un gran minorista global. “Esto aumenta la disponibilidad de la tienda, que para nosotros es la medida principal. Más que actuar de forma reactiva, Lexmark es capaz de coordinar a los ingenieros para que puedan abordar con más rapidez los problemas que llegan a la tienda.”

Además, con un enfoque basado en la mano de obra, la generación de informes puede resultar problemática. Si depende de procesos manuales para actualizar el estado del dispositivo y registrar las interacciones, existe un riesgo considerable de que se produzcan errores y de generar informes y facturas inexactos. Estos problemas se magnifican si su empresa se extiende por más de un país, ya que muchos proveedores utilizan sistemas y procesos dispares alrededor del mundo. En resumen: un enfoque de MPS basado en la mano de obra tiene muchas lagunas que solo puede resolver el enfoque tecnológico.

Más allá de la recopilación de datos

Quizás lo más importante sea que se pierde la variada explotación de datos que se produce cuando los datos del conjunto se recopilan en un sistema único basado en la tecnología. Su conjunto de dispositivos contiene volúmenes de datos que pueden ser extremadamente valiosos para mejorar el flujo de trabajo y los procesos documentales. Por ello, se puede estar perdiendo información importante, según el enfoque que utilice su proveedor de Managed Print Services.

La clave es la capacidad para capturar Y traducir millones de datos de medición de los dispositivos gestionados de impresión. En Lexmark, gracias a nuestro sistema global único y a nuestro enfoque basado en la tecnología, eso es exactamente lo que hacemos. 

Según la empresa de análisis IDC: “Los análisis de datos también se convertirán en un diferenciador clave para los proveedores que deseen ampliar los servicios de documentación e impresión gestionados (MPDS, por sus siglas en inglés) a áreas que se ocupen de un mayor valor empresarial estratégico. Aprovechar el análisis de datos ofrecerá ventajas a corto plazo en áreas como los servicios predictivos y preventivos, lo que creará modelos de realización de servicios más económicos y eficaces. A largo plazo, sin embargo, el análisis de datos se volverá crucial a medida que el Internet de las Cosas (IoT, por sus siglas en inglés) gane presencia en todas partes, y las soluciones de MPDS podrían aprovecharse para mejorar la inteligencia empresarial e impulsar los resultados.”[1]

Obtenga valiosa información del Internet de las Cosas

Con los sofisticados dispositivos conectados de hoy en día, es razonable esperar que su proveedor de MPS le proporcione un enfoque preciso y holístico de su conjunto de dispositivos, y que actúe eficazmente para reducir o eliminar las interrupciones. Piense en todos los dispositivos de hoy en día que tienen sensores, software y que pertenecen a una red que forma parte de un IoT cada vez más amplio. Los análisis que se logran con los sensores inteligentes permiten a las empresas ofrecer servicios que marcan la diferencia.

“Los proveedores de impresión se encuentran bien posicionados para aprovecharse de las oportunidades que IoT ofrece al ecosistema documental, para gestionar de manera proactiva y preventiva, no solo periféricos –como impresoras, escáneres o pantallas–, sino también otros terminales de un ecosistema de IoT cada vez más amplio,” ha afirmado Arianna Valentini, analista de investigación sénior del programa IDC para la transformación de la industria de impresión. “Además, pueden permitir flujos de trabajo empresariales más inteligentes, al aprovechar el ecosistema más amplio de IoT.”[2]

Preguntas importantes para su proveedor de MPS.

Para aprovechar el enfoque tecnológico de Managed Print Services, asegúrese de hacer preguntas como estas a su proveedor de MPS:

1.      ¿Cómo está incorporando el IoT en su servicio?

2.      ¿Cómo puede ayudarme a emplear menos tiempo en tareas relacionadas con la impresión?

3.      ¿Cuál es el porcentaje de arreglos a la primera en mi conjunto de dispositivos?

4.      ¿Con cuánta frecuencia pueden resolver problemas antes de que mis dispositivos presenten fallos?

5.      ¿Con cuánta frecuencia pueden resolver problemas sin tener que enviar a un técnico?

6.      ¿Puedo ver las métricas de rendimiento en tiempo real?

7.      ¿Puedo ver la información global de mi conjunto de dispositivos en un solo panel?

8.      ¿Cómo reducen el número de intervenciones en los dispositivos de impresión?

9.      ¿Qué clase de datos reúnen de mi conjunto de dispositivos?

10.    ¿Cómo beneficiarán a mi empresa estos datos?

 

[1] Worldwide and U.S. Managed Print and Document Services and Basic Print Services Forecast, 2016–2020, por Robert Palmer, Holly Muscolino, mayo de 2016, n.º de documento US40183716

[2] Internet of Things Opportunities for Transforming the Document Solutions Ecosystem, por Arianna Valentini y Angèle Boyd, agosto de 2015, n.º de documento 258161

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Tyler Martin
Director de Global MPS Marketing, 
Lexmark, Intl.

Tyler es responsable de capacitación para ventas y comunicación de Managed Print Services, y ofrece la propuesta de valor de Lexmark en toda la gama de hardware, software y servicios. Se unió a Lexmark en 2005 y ha ocupado diversos cargos, incluido el de gestor bancario del sector global, director de prácticas de gestión de contenidos, especialista en soluciones empresariales y asesor en el sector minorista. 

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