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Los análisis de servicios administrados de impresión preparan el camino para mejores procesos empresariales

Publicado el 17 de noviembre de 2015 - Sharon Apollo 

Pasar de la recopilación de datos a las percepciones prácticas 

A medida que más empresas usan (o piensan usar) servicios administrados de impresión (MPS) para seguir el camino probado de imprimir menos y administrar la infraestructura de impresoras, un camino ampliado está llevando a mayores mejoras de los procesos para los clientes actuales y futuros de MPS. Este camino está pavimentado con análisis sofisticados­ que ayudan a los MPS a avanzar en nuevas direcciones. Navegar a través de las cantidades cada vez mayores de datos requiere de un socio que pueda convertir estos datos en un vehículo para el éxito de su empresa 

La recopilación de datos mueve el autobús, pero se necesita un guía

El simple hecho de que haya una gran cantidad de datos no significa que son valiosos. La clave es tener datos procesables para su organización específica. Un buen proveedor de MPS hará más que guiarlo por los datos (como copia, impresión, escaneo y fax) recopilados desde su flota de impresoras. Le ayudarán a identificar los comportamientos que desajustan puntos de datos específicos, lo que significan esos comportamientos para su empresa y cómo puede actuar más eficazmente basándose en la información.

De acuerdo con el Panorama de servicios administrados de impresión 2015 de Quocirca: “A medida que los MPS suben en la cadena de valor y se centran más en entregar un impacto empresarial estratégico, los análisis prometen ser el siguiente diferenciador clave entre los proveedores de MPS”.

Entregar a los clientes de servicios administrados de impresión lo que quieren: Visibilidad

“Nuestros clientes de MPS buscan una mayor visibilidad de lo que sucede en sus empresas, especialmente entre diversas ubicaciones”, afirma Kyle Farmer, vicepresidente de ventas y marketing de Lexmark MPS. “Ya están utilizando MPS para reducir los volúmenes de impresión y administrar sus flotas de impresoras, y ahora están listas para ir más allá del hardware para mejorar sus procesos y flujos de trabajo empresariales”.

Estas mejoras comienzan por recopilar datos a través de los dispositivos multifuncionales del cliente e importar esos datos a un sistema central. A continuación, el proveedor de MPS puede analizar los datos para buscar todo lo que esté fuera de la norma. Después de ello se puede realizar una mayor investigación, como entrevistas a empleados clave en las instalaciones del cliente, la que se informa al cliente. Antes de revisar los análisis, una empresa grande con cientos de ubicaciones puede esperar que todos se vean iguales. Si ese es el caso, se van a llevar una sorpresa.

“No son todos iguales”, indica Erin Childress, Gerente sénior, Análisis premium en MPS de Lexmark.  “Mediante la próxima generación de análisis de MPS podremos ofrecer a los clientes un nivel de visibilidad del interior de sus operaciones que no podían lograr anteriormente. Con frecuencia, en las oficinas centrales tienen una vista de cómo creen que funcionan las cosas, pero no tienen una forma de validar eso. Poder mostrarles datos y permitirles tomar decisiones impulsadas por los datos les ofrece una forma diferente de abordar el problema. Verán cómo se comportan las diferentes ubicaciones o funciones dentro de su empresa”.

¿La estrategia y la ejecución de los procesos están alineadas?

Incluso con los mismos procesos implementados en todas las ubicaciones, la ejecución puede variar. Como ejemplo, Lexmark trabajó con uno de los principales minoristas para descubrir las incongruencias de los procesos en todas sus tiendas. Los datos indicaron que la producción combinada de copiado de este minorista de las oficinas centrales y las tiendas era el doble del nivel de sus pares. Lo que es más, la producción de las tiendas era de hecho tres veces la norma de la industria. ¿Por qué estaba sucediendo eso?

Lexmark investigó más a fondo y determinó que este minorista contrata a 80.000 trabajadores de temporada al año y los incorpora a las tiendas. Mucha información de nuevas contrataciones debía transferirse desde las tiendas hasta una ubicación de digitalización central. Al concentrarse en una de las tiendas y realizar entrevistas en persona con los gerentes y empleados clave, Lexmark descubrió que la gerente de la tienda estaba haciendo copias de seguridad de la documentación de las nuevas contrataciones porque dijo que digitalización central siempre extraviaba los documentos; digitalización central negó que eso estuviera sucediendo. Sin tener visibilidad de todo esto, la oficina central suponía que todo estaba funcionando correctamente.

“Pudimos proporcionar una solución que de hecho saca todas esas copias con el dispositivo multifuncional en la tienda como punto de captura”, afirmó Childress.  Ahora los documentos se digitalizan directamente en el depósito de la red, lo que inicia el flujo de trabajo de incorporación de empleados del dispositivo multifuncional de la tienda, en lugar de que cada tienda haga copias y las envíe en cajas a digitalización central. Los beneficios incluyen menos desechos de papel y de tóner, menos demoras en el procesamiento y la reducción de costos de mensajería y almacenamiento. 

Tomar el camino desde las hojas de cálculo hasta las perspectivas de comportamiento 

Tal como se indicó en el Panorama de servicios administrados de impresión 2015 de Quocirca: "€œQuocirca cree que aprovechar los análisis apoyados por el conocimiento sólido de la industria será clave para impulsar nuevos niveles de percepciones e innovación entre proyectos de MPS a largo plazo"€.

Algunas de estas percepciones provienen de analizar los datos de dispositivos multifuncionales, que podrían incluir más de 150 métricas. Debido a que altos volúmenes de faxes, copias e impresiones generalmente son indicadores de procesos manuales, el proveedor de MPS debe preguntar por qué sucede eso para identificar oportunidades de optimización de los procesos.

"€œEntregamos a los clientes información procesable, no solo una hoja de cálculo a alrededor de 2.000 tiendas y cómo se comportaron. Les ayudamos a comprender cuáles son los comportamientos que se producen en esas tiendas"€, señala Childress. "Vamos a delimitarlos, encontrar esa aguja en un pajar y atacar el problema"€. 

Llegar al destino

Con tantos datos recopilados a diario, los clientes sensatos trabajarán con un socio de servicios administrados de impresión que ofrecen más que un puñado de estadísticas. Los proveedores de MPS deben estar dispuestos a proporcionar a los clientes perspectivas analíticas que optimicen los procesos para favorecer el resultado final. 

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Sharon Apollo 
Escritora de negocios de marketing, Lexmark, Intl.

Sharon es una escritora de negocios de marketing que se concentra principalmente en servicios administrados de impresión. Su trayectoria profesional incluye trabajar como redactora para una agencia de marketing automotriz, una empresa de software y un importante minorista. También tiene experiencia como escritora e instructora de educación superior.

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