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Est-il vrai que le moins est le mieux? Repenser les services gérés d’impression

Publié le 9 avril 2015 – Sharon Apollo 

Les stratégies visant à réduire les impressions ne représentent plus une révolution, mais plutôt une évolution alors que les organisations cherchent de nouvelles façons de gérer l’information. 

À l’époque où tous les documents étaient sur papier, les services gérés d’impression (SGI) constituaient une solution révolutionnaire. De nos jours, la diminution des volumes d’impression est chose courante. Les gens savent que les impressions inutiles constituent un gaspillage de papier, de fournitures, d’argent et de temps, nuisent à l’environnement et présentent des risques pour la sécurité. Est-ce le signe que les beaux jours des SGI sont terminés?

« De nombreuses entreprises ont déjà maximisé l’efficacité en optimisant le nombre d’imprimantes disponibles et leur emplacement, » souligne Kyle Farmer, vice-président, ventes et marketing des SGI de Lexmark. « Elles veulent maintenant savoir ce qu’elles peuvent faire de ces périphériques qui peuvent également numériser des documents et capturer l’information. »

Loin d’être dépassés, les SGI évoluent avec les technologies et les entreprises 

Bon nombre d’organisations cherchent maintenant à savoir si l’évolution des SGI peut leur permettre d’augmenter le rendement du capital investi. La vision actuelle vise notamment à aller au-delà de la simple gestion des imprimantes afin d’optimiser et de simplifier les flux de travail et les processus opérationnels par l’infrastructure d’impression.

« Les organisations ont l’occasion de réduire les coûts, d’accroître la productivité, d’augmenter la sécurité et la conformité et d’atténuer les risques en développant ou en acquérant de nouvelles compétences associées aux flux d’impression et électroniques, ou en établissant des partenariats afin d’atteindre ces objectifs », mentionne Holly Muscolino, vice-présidente à la recherche, solutions documentaires au sein du cabinet spécialisé en recherches IDC.

Voici l’ère des services gérés d’impression intelligents. Grâce aux capacités accrues, aux applications et aux analyses, les SGI sont plus intelligents que jamais. Ils permettent non seulement aux gens d’optimiser et de gérer l’infrastructure, mais aussi de simplifier des processus opérationnels essentiels dans de nombreux secteurs.

Appareils multifonctionnels en soutien à la stratégie de SGI

Les appareils multifonctionnels servent de moyen d’accès numérique pour enclencher différents processus opérationnels propres à l’industrie. Les organisations œuvrant dans les secteurs de la vente au détail, de la fabrication, de l’assurance, du gouvernement, des soins de santé et des finances déploient des services gérés d’impression intelligents de façon novatrice et avantageuse. Par exemple, les succursales bancaires peuvent profiter des appareils multifonctionnels pour la mise en place de prêts et l’ouverture de nouveaux comptes en plus des comptes créditeurs et débiteurs.

L’Associated Bank, établie à Green Bay, Wisconsin, utilise les SGI et les appareils multifonctionnels de Lexmark pour simplifier son nouveau processus d’ouverture de compte. « Cette banque ouvre des milliers de comptes chaque mois, » indique Paul Ho-Sing-Loy, vice-président directeur et directeur des solutions commerciales. « Nous utilisons plus de 100 formulaires pour l’ouverture d’un compte dans le secteur des dépôts de notre banque. Nous faisions face à un taux d’erreur inacceptable en matière de traitement des formulaires qui engendraient des inefficacités et des retards. La technologie Lexmark nous a permis d’améliorer à la fois l’excellence de notre service à la clientèle et les activités de la succursale. »

L’Associated Bank prévoit utiliser cette technologie pour automatiser les processus dans d’autres secteurs, comme les opérations bancaires commerciales et la gestion du patrimoine.

Vous cherchez une structure? 

Avec l’arrivée des tablettes et des téléphones intelligents, les gens impriment nécessairement moins de documents. Il est donc parfaitement naturel que les SGI aident les organisations à gérer d’autres types de contenu. Après tout, les documents existent dans bien d’autres formes que le papier.

Même si les SGI intelligents se transforment en fonction de l’évolution des besoins des organisations dans de nombreux secteurs, les processus papier et le contenu non structuré posent toujours des défis quotidiens. Même si les organisations continuent de réduire leurs volumes d’impression, les répondants d’une recherche menée par IDC à la fin de 2013 ont indiqué que 55 % de tous les documents que leur entreprise utilisait étaient sur papier plutôt qu’en format électronique.

Selon M. Muscolino d’IDC, « les organisations les mieux établies restructurent les flux d’impression et de documents pour les harmoniser avec les objectifs opérationnels, ce qui entraîne la création de nouveaux modèles opérationnels, la transformation de l’entreprise et de meilleurs résultats commerciaux. »

Pour les organisations qui automatisent déjà leurs flux de travail, la gestion des périphériques devient encore plus importante puisque ces appareils constituent des éléments essentiels des flux de travail. Par conséquent, les organisations ont besoin de la vue d’ensemble du parc que leur offrent les SGI, ainsi que la tranquillité d’esprit de travailler avec un partenaire capable de garantir la meilleure disponibilité des appareils possible.

L’analyse des données massive optimise le rendement du capital investi dans les SGI

L’explosion de l’analyse des données massives aide également les organisations à tirer le meilleur parti de leurs investissements dans les SGI. Grâce aux tendances analytiques de pointe, les fournisseurs peuvent saisir davantage de données et apprendre à mieux connaître les clients, ce qui leur permet de mieux cibler les occasions d’optimisation de flux de travail.

Selon M. Farmer de Lexmark, un des aspects intéressants de l’évolution des services gérés d’impression, c’est qu’elle « aide nos clients à développer leurs activités, plutôt que de simplement les aider à réduire les coûts et à améliorer l’efficacité. De tels cas favorisent une plus grande loyauté et renforcent la synergie entre les organisations. »

Établissement d’un partenariat : trouver le meilleur partenaire de services gérés d’impression

Selon IDC, une des façons pour une entreprise d’atteindre des niveaux de rodage plus élevés dans la gestion d’impression et de documentation est d’établir un partenariat avec un fournisseur de services gérés d’impression et de documentation. L’externalisation des initiatives de gestion d’impression et de documentation continue de croître. En fait, selon IDC, le marché des services gérés d’impression et de documentation aux États-Unis passera de 5,7 milliards de dollars en 2013 à 7,7 milliards de dollars en 2018.

Si votre organisation a maximisé son infrastructure de services gérés d’impression, songez aux avantages supplémentaires que la prochaine étape peut procurer. En ayant un partenaire qui est à l’écoute de vos besoins, qui utilise la technologie d’une façon adaptée à l’industrie et qui a recours à une approche de mise en œuvre planifiée et progressive, vous serez surpris de l’évolution que les initiatives de gestion d’impression et de documentation peut suivre. 

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Sharon Apollo 
rédactrice commerciale, marketing, Lexmark, Intl.

Sharon est rédactrice commerciale en marketing, principalement dans le domaine des services gérés d’impression. Son expérience professionnelle comprend la rédaction en tant que rédactrice-conceptrice pour une agence de commercialisation automobile, un fabricant de logiciels et un gros détaillant. Elle a également travaillé en tant que rédactrice et chargée de cours dans l’enseignement supérieur.

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