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La puissance de l'évaluation


Green Triangle
Ongoing managed print services assessment is critical in an evolving world

L'évaluation continue des services d'impression infogérés est essentielle dans un monde en constante évolution.

Lorsqu'un événement imprévu se produit, et la pandémie COVID-19 est un bon exemple, les choses évoluent, souvent rapidement. Les entreprises du monde entier ont dû s'adapter aux besoins évolutifs, à la modification des demandes et à la transformation des employés.

Là où nous étions avant le début de la pandémie, n'est plus là où nous sommes aujourd'hui, ou là où nous serons demain. De nouvelles circonstances peuvent nécessiter des solutions différentes. Pour nous adapter, nous devons régulièrement, nous réévaluer, ainsi que nos organisations.

Il en va de même pour les services d'impression infogérés (MPS). Est-ce que rien n'a changé au cours de l'année écoulée ? Ce serait très étonnant. Vos effectifs ont certainement évolué. Vous avez peut-être ouvert, déplacé ou fermé, des sites. Vous avez peut-être adopté des technologies ou des processus nouveaux. 

Conclusion : Votre évaluation MPS précédemment terminée n'est probablement plus valable. Votre configuration MPS n'est probablement pas adaptée à la réalité actuelle de votre entreprise. Une évaluation continue est essentielle pour maintenir un écosystème d'impression et de numérisation optimisé.

Le personnel et les lieux de travail évoluent

Prenons l'exemple du cadre de travail pour illustrer la manière dont les choses ont pu changer. Est-ce qu'un plus grand nombre de vos employés travaillent à distance ?

Même avant le COVID-19, les tendances prévoyaient déjà une hause du télétravail. Le travail régulier à domicile aux États-Unis a augmenté de 173 % depuis 2005, selon GlobalWorkplaceAnalytics.com. L'institut d'analyse a également signalé que 56 % des employés américains occupent un poste compatible avec le télétravail au moins une partie du temps et 80 % déclarent qu'ils souhaiteraient travailler à distance au moins à temps partiel.

Et après le COVID-19 ? Il y aura probablement une reprise importante dans l'adoption du télétravail selon les prévisions des instituts d'analyse.

Votre recrutement a-t-il été adapté en ce sens ? Avez-vous ajouté plus d'employés à distance ou plus collaborateurs travaillant sur site ? Avez-vous recruté des profils plus larges qu'auparavant ? Avez-vous pu passer à un recrutement axé sur des emplacements ou des zones géographiques différents ? Vos employés travaillant à distance peuvent-ils parfois venir travailler dans un bureau (pratique appelée « hoteling ») ? Les réponses à ces questionsont un impact sur les opérations quotidiennes, notamment sur l'utilisation de votre écosystème d'impression et de numérisation.

Même si vous avez déjà bénéficié d'une évaluation MPS et que votre parc est optimisé, vous pourriez être surpris de ce que vous pouvez apprendre d'une évaluation continue.

Par exemple, le nombre et les types d'imprimantes et de produits multifonctions (MFP) dont vous disposez peut ne pas correspondre du tout à ce dont vous avez besoin. Avez-vous trop de périphériques A3 encombrants, coûteux et inutiles , qui sont  surconfigurés par rapport à la plupart des besoins d'impression, alors que des périphériques A4 plus petits, plus efficaces, seraient tout aussi efficaces et vous permettraient d'économiser de l'argent ? Est-ce que l'expérience des utilisateurs serait meilleure avec une solution d'impression à la demande fiable qui permet aux employés d'imprimer à partir de n'importe quel périphérique de l'entreprise ? Est-ce que votre écosystème MPS, c'est-à-dire le parc d'imprimantes et l'infrastructure, sont configurés de la meilleure façon possible ? Est-ce qu'une infrastructure d'impression locale, incluant des serveurs, est la meilleure solution pour répondre à vos besoins actuels alors qu'une infrastructure basée sur le cloud pourrait simplifier la gestion et encourager la flexibilité ?

Une nouvelle évaluation pourrait vous aider à trouver des réponses.

N'oubliez pas les évaluations en cours

Vous ne consacrez peut-être pas beaucoup de temps à réfléchir à une réévaluation, en particulier après une première mise en œuvre ; ce devrait être cependant un aspect essentiel de chaque engagement MPS. Une solide stratégie MPS implique des évaluations complètes régulières de vos opérations d'impression en constante évolution.

L'optimisation de votre écosystème d'impression et de numérisation (y compris le positionnement approprié de vos produits MFP, d'une infrastructure cloud ou locale, etc.) est une étape importante dans la réduction de l'utilisation du papier et de l'amélioration des processus métier.

Nous savons qu'il peut être tentant d'ignorer l'évaluation et de passer à la mise en œuvre. Nous vous le déconseillons.

L'expérience a prouvé que les entreprises sous-estiment la taille de leur parc d'impression d'un tiers. Ce nombre varie légèrement selon le secteur d'activité, et d'autant plus si l'environnement est déjà géré par un prestataire de services MPS. Pourtant, il est rare qu'une entreprise connaisse complètement et précisément la composition de son parc.

John Salsman
Vice-Président, Services professionnels
Lexmark

Les évaluations révèlent également souvent des ressources sur- ou sous-utilisées, ainsi que des modèles d'utilisation qui ont été modifiés sans que vous ne vous en aperceviez.

Ce manque de visibilité peut générer des dépenses et des efforts inutiles. Une évaluation professionnelle crée un alignement entre le client et le fournisseur, motive la prise de décisions et établit des priorités.

Elle offre également la voie la plus rapide vers la mise en œuvre. Si vous fondez des plans basés sur ce que vous pensez savoir de votre parc, et que vous ne savez pas que vos informations sont inexactes, vous risquez d'obtenir une mise en œuvre lente et difficile. Si vous utilisez les données d'une ancienne évaluation, votre mise en œuvre ne répond pas à vos besoins actuels. Et cela vous coûte du temps et de l'argent.

10 questions à poser sur l'évaluation

Pour tirer le meilleur parti des services MPS, assurez-vous que votre fournisseur bénéficie d'une solide expérience d'évaluation en posant les questions suivantes :

  1. Qui mènera cette évaluation ? Disposez-vous d'experts dans votre secteur ?
  2. Combien d'évaluations le fournisseur a-il effectuées en tout et dans votre secteur ?
  3. Les livrables d'évaluation sont-ils spécifiques à votre entreprise ? Est-ce qu'ils reflètent les connaissances et les tendances du secteur ?
  4. Quel sera le niveau de détail de l'évaluation ? Couvre-t-elle votre écosystème tout entier ? Est-ce que l'évaluation concerne l'infrastructure cloud par rapport à l'infrastructure d'impression locale (serveurs, gestion des files d'attente, etc.) ?
  5. L'évaluation va-t-elle révéler les besoins uniques de chaque service de votre entreprise et comment ?
  6. L'évolution du lieu de travail et les employés distance seront-ils pris en compte par le fournisseur ?
  7. Quels sont les types d'outils de collecte de données et de bases de données utilisés ?
  8. Le fournisseur utilisera-t-il des données et des analyses pour encourager l'amélioration continue pendant la durée de vie de votre engagement ?
  9. Sur quels critères s'effectue l'affectation des consultants pour votre entreprise ? Possèdent-ils l'expertise nécessaire pour fournir des données pertinentes ?
  10. Le fournisseur est-il capable d'appliquer rapidement un projet à votre entreprise, quelles qu'en soient l'ampleur ou la complexité ?
Êtes-vous prêt à procéder à une évaluation MPS ?