AEG Worldwide
BREF RÉSUMÉ
Confrontée à de longs cycles de paiements, à un traitement manuel des factures et à des audits papier chronophages, AEG Worldwide a identifié la nécessité de disposer d'une solution de gestion de contenu et de processus capable d'être parfaitement intégrée à JD Edwards EnterpriseOne. Grâce à l'implémentation de Perceptive Content, AEG a pu réduire les cycles de paiement et diminuer les délais de production d'environ 60 %, tout en améliorant le service client et en positionnant AEG pour des remises pour paiement anticipé.
Présentation d'AEG Worldwide
Enterprise
AEG est l'un des meilleurs organisateurs d'événements sportifs et de divertissement dans le monde. AEG, une filiale en propriété exclusive d'Anschutz Company, possède ou contrôle différentes entreprises, dont :
- STAPLES Center (Los Angeles, CA)
- O2 Arena (Londres, Angleterre)
- Sprint Center (Kansas City, MO)
- Citizens Business Bank Arena (Ontario, CA)
- O2 World Arena (Berlin, Allemagne)
- et bien d'autres
Secteur
Accounting Finance
Produit
Document Management, Workflow & Process Management
Défi
AEG traite des centaines de milliers de factures chaque année aux États-Unis. En 2009, les cadres de l'entreprise ont réalisé que les processus internes pouvaient être améliorés et ont souhaité accroître l'efficacité de la comptabilité fournisseurs. Pourquoi ? Le traitement papier manuel impliquait trop de temps et d'efforts. L'entreprise devait également payer des emplacements de stockage hors site et la récupération des dossiers pour les audits était loin d'être simple.
Solution
Afin de résoudre ces problèmes et d'approfondir son initiative de durabilité, AEG a opté pour la technologie de gestion de contenu et de processus proposée par Lexmark afin de compléter son système Oracle JD Edwards EnterpriseOne. Brandon Weiss, directeur principal des systèmes financiers et de l'amélioration des processus chez AEG, explique ce choix.
« Les produits de Lexmark, dont Perceptive Content, proposaient des fonctionnalités solides prêtes à l'emploi et nous permettaient également de personnaliser les flux de travail en fonction de nos besoins », explique-t-il.
Facilité d'implémentation
Le service Comptabilité fournisseurs du siège d'AEG a été le premier à implémenter Perceptive Content dans le cadre d'une approche par étape, entreprise par entreprise. Le déploiement a répondu aux attentes de M. Weiss.
« L'implémentation de Lexmark a été exceptionnelle et l'aide de leur architecte de solution a été très précieuse », précise-t-il. « Elle avait travaillé sur de nombreux projets de comptabilité fournisseurs et s'est appuyée sur ces connaissances pour favoriser l'amélioration de nos meilleures pratiques. »
La réussite de tout déploiement de logiciel repose entre les mains des utilisateurs : soit ils accueillent totalement le nouveau système, soit ils le laissent dans un placard. M. Weiss a été agréablement surpris par la rapidité avec laquelle ses collègues ont adopté Perceptive Content.
« Nous étions préoccupés par l'assentiment des dirigeants, mais il nous a suffi de leur montrer à quel point Perceptive Content facilite la consultation et l'approbation des factures pour qu'ils donnent leur approbation immédiatement », déclare-t-il. « Nous avons ainsi pu le faire accepter plus facilement par nos autres utilisateurs. »”
Simplification du traitement de la comptabilité fournisseurs
Les membres du service Comptabilité fournisseurs de l'entreprise entrent les données de facturation dans Perceptive Content. Les factures sont ensuite envoyées aux responsables d'approbation qui utilisent Content ou le client basé sur un navigateur pour vérifier et approuver ou refuser chacune d'entre elles.
« Quel que soit l'endroit où ils se trouvent, les membres de notre personnel peuvent accéder aux factures via le Web et les approuver alors qu'ils sont en déplacement », indique M. Weiss. « C'est un avantage considérable. »
De nombreuses factures proviennent de différents bureaux AEG situés dans le pays, puis sont envoyées vers d'autres bureaux. Auparavant, certaines factures qui dépassaient un montant donné en dollars ou répondaient à d'autres critères étaient approuvées localement, envoyées à Los Angeles en vue de leur approbation par la direction, puis renvoyées au bureau initial. Aujourd'hui, tous les niveaux d'approbation sont effectués électroniquement, ce qui permet de gagner du temps et d'éliminer les frais d'expédition.
Intégration transparente avec le système JD Edwards EnterpriseOne d'Oracle
Lors de l'évaluation des logiciels de gestion de contenu et de processus, l'un des critères d'AEG était la capacité d'améliorer le système existant Oracle JD Edwards EnterpriseOne. Le partenaire actuel de Lexmark pour la numérisation, Scanning America, numérise et indexe chaque facture avant de la télécharger dans Perceptive Content. Avec l'aide de Lexmark, AEG a créé un formulaire électronique qui est presque identique aux écrans JD Edwards qui étaient utilisés auparavant par le personnel pour saisir les codes GL et d'autres informations, ce qui facilite encore plus la transition. Les données du formulaire électronique peuvent ensuite être validées par rapport à JDE en temps réel avant la finalisation.
« L'intégration transparente des services Web entre les produits Lexmark et JD Edwards facilite le traitement des factures par notre équipe comptable », ajoute M. Weiss. « Nos employés peuvent passer aisément d'un système à l'autre et, lorsqu'un fournisseur appelle pour poser une question, il suffit de cliquer pour lui apporter une réponse au lieu de devoir le rappeler après de multiples recherches dans les dossiers. »
En outre, AEG a maintenant la possibilité de suivre aisément chaque facture à chaque étape du processus, de la réception au paiement. Cela n'était pas possible auparavant car les factures pouvaient être en train de passer d'un bureau à l'autre, se trouver sur un bureau en attendant d'être vérifiées ou être dans une armoire de classement.
Brandon Weiss Directeur principal des systèmes financiers et de l'amélioration des processusL'intégration transparente des services Web entre les produits Lexmark et JD Edwards facilite le traitement des factures par notre équipe comptable. Lorsqu'un fournisseur appelle pour nous poser une question, il suffit de cliquer pour lui apporter une réponse.
Afin d'améliorer encore plus son processus de traitement des factures, AEG utilise désormais Perceptive Content pour capturer les images des chèques envoyés via JD Edwards. Ces chèques sont liés automatiquement à la facture correspondante dans Perceptive Content afin de faciliter l'extraction des données à tout moment.
Résultats
Un retour sur investissement rapide
Grâce aux produits Lexmark, AEG peut désormais régler ses fournisseurs avec une rapidité accrue d'environ 60 % par rapport à avant.
« Lexmark nous a permis d'éliminer les frais de retard et de bénéficier de remises pour paiement anticipé, ce qui a mené à un retour sur investissement rapide », précise M. Weiss.
Élimination des difficultés d'audit
Chez AEG, un audit financier impliquait la recherche de certains documents dans un lieu de stockage hors site, puis l'attente de ces documents en vue de leur vérification par l'auditeur. Lexmark a transformé ce processus.
« Pour notre premier audit avec Perceptive Content, nous avons simplement donné un accès en ligne, en consultation seule, à l'auditeur afin qu'il puisse examiner les documents nécessaires sans faire perdre de temps à notre équipe », explique M. Weiss. « Maintenant, chaque étape du processus est visible à partir du moment où le fournisseur a soumis la facture. »
Avec des déploiements prévus dans les bureaux de Londres et de Berlin, AEG ne fait qu'effleurer la surface des avantages potentiels qu'elle est susceptible de tirer de son projet de gestion de contenu et de processus.
Brandon Weiss Directeur principal des systèmes financiers et de l'amélioration des processusLexmark nous a permis d'éliminer les frais de retard et de bénéficier de remises pour paiement anticipé, ce qui a mené à un retour sur investissement rapide.