Services d'infogérance d'impression : Avancer grâce à l'évaluation

Article publié le 21 novembre 2016 par Tyler Martin

Chacun sait que, pour atteindre un objectif, il faut savoir par où commencer. Parfois, le point de départ est évident : ainsi, avant de faire un régime, on monte sur sa balance. Bien évidemment, les circonstances et les objectifs peuvent varier, et il faut alors trouver un nouveau point de départ en cours de route. La métaphore du poids est intéressante, car celui-ci peut varier pour toutes sortes de raisons. Nous ne sommes pas devant une donnée statique.

Pour votre entreprise et vos services d'infogérance d'impression, il en va de même. Est-ce que rien n'a changé au cours de l'année écoulée ? Ce serait très étonnant. Vos effectifs ont certainement évolué. Vous avez peut-être ouvert, ou fermé, des sites. Vous avez peut-être adopté des technologies ou des processus métiers nouveaux. 

L'évolution du personnel et du lieu de travail

Vous pouvez aussi réfléchir à ce qui suit : Est-ce que le nombre d'employés travaillant à domicile plus d'un jour par semaine, voire en permanence, a augmenté ? De nombreuses entreprises créent des lieux de travail où les employés ne sont pas assignés à un espace ou un bureau fixe. On peut aussi citer le concept de « hoteling », qui permet à des travailleurs temporaires de réserver l'espace qui leur est nécessaire pour travailler. Ces nouveaux modes de travail séduisent de plus en plus de personnes. Voici ce qu'en dit GlobalWorkplaceAnalytics.com :

• Aux Etats-Unis, 50 % des actifs occupent un poste qui leur permet de travailler à distance une partie du temps, et environ 20 à 25 % travaillent ainsi plus ou moins régulièrement.
• Toujours aux Etats-Unis, 80 % à 90 % des actifs affirment qu'ils aimeraient pouvoir travailler à distance au moins une partie du temps. L'idéal semble être deux à trois jours par semaine, car cela permet de trouver un bon équilibre entre le travail au calme (chez soi) et la collaboration (au bureau).
• Partout dans le monde, les entreprises du Fortune 1000 réorganisent leurs locaux pour s'adapter à la nouvelle mobilité de leurs employés. Des études montrent régulièrement que ces derniers passent seulement 50 à 60 % de leur temps assis à leur bureau.

Entrer dans un monde mobile

« Les périphériques mobiles transforment la productivité des entreprises. Elles sont en effet nombreuses à ne plus associer l'idée de lieu de travail au bureau traditionnel. Aujourd'hui, les employés ont quotidiennement accès aux applications, aux données et aux services de l'entreprise depuis différents appareils et en différents lieux », explique Louella Fernandes, directrice associée pour les services et les solutions d'impression chez Quocirca. « Les entreprises dont les employés sont souvent hors site doivent leur permettre d'accéder aux applications métier comme ils le feraient depuis leur bureau, tout en protégeant les données sensibles. L'impression, entre autres domaines, est encore en retard sur ces plans. »[1]

Par conséquent, les entreprises doivent déployer des solutions de gestion de l'impression permettant d'imprimer facilement depuis un mobile, quelque soit le lieu où se trouve l'utilisateur.

Tous ces facteurs –il y en a d'autres – ont une incidence sur vos activités quotidiennes, notamment le nombre et le type d'imprimantes et de produits multifonctions (MFP) que vous possédez par rapport à ce qui vous est réellement nécessaire. Si vos employés travaillent de plus en plus souvent à distance, vous allez devoir reconfigurer vos bureaux et votre parc optimisé sera différent de celui d'une entreprise dont les collaborateurs travaillent sur site.

Ainsi, même si une évaluation pour les services d'infogérance d'impression a déjà été faite et que vous pensez que votre parc est optimisé, vous pourriez être surpris par les résultats d'une nouvelle étude, et par les avantages dont vous pourriez bénéficier. Demandez-vous si vous connaissez vraiment votre parc et pensez aux changements qui sont intervenus dans votre entreprise depuis la dernière évaluation.

L'évaluation est un outil essentiel.

Vous ne passez peut-être pas beaucoup de temps à y réfléchir, et pourtant elle est un élément capital dans une mission MPS (Managed Print Services). Pour que votre stratégie MPS soit efficace, nous devons d'abord évaluer précisément vos activités d'impression actuelles. Nous disposerons ainsi d'une base solide pour accélérer et améliorer vos processus métier, ce qui permettra de réduire vos coûts dans votre environnement d'impression. L'optimisation de votre environnement d'impression, y compris la répartition réfléchie des produits multifonctions (MFP), est une étape décisive dans votre effort de réduire la consommation de papier et d'améliorer les processus métier. Vous pouvez être tenté de passer outre, parce que vous craignez qu'elle ne prenne trop de temps ou que vous pensez tout savoir sur votre environnement d'impression. Cela mérite pourtant réflexion.

« D'après notre expérience, les entreprises sous-estiment la taille de leur parc d'impression, parfois jusqu'à 45 % en dessous du chiffre réel », déclare John Salsman, directeur des Services professionnels pour l'Amérique du Nord chez Lexmark. « Le nombre varie légèrement selon le secteur d'activité, et d'autant plus si l'environnement est déjà géré par un prestataire de services MPS. Pourtant, il est rare qu'une entreprise connaisse complètement et précisément la composition de son parc. »

Ce manque de visibilité peut générer des dépenses et des efforts inutiles. Une évaluation professionnelle permet de créer une « zone d'entente » entre le client et son fournisseur. Pour résumer, le processus déclenche la prise de décisions et établit des priorités pour le projet qui doit suivre.

Il offre également la voie la plus rapide vers la mise en œuvre. Si vous fondez vos plans d'action sur ce que vous croyez savoir de votre parc, la mise en œuvre risque d'être lente et chaotique.  Et bien sûr, cela aura un coût non négligeable en temps et en argent.

Solliciter un prestataire de services MPS expert en évaluation

Pour bénéficier de tous les avantages des services d'infogérance d'impression, vous devez choisir un prestataire possédant une solide expérience en matière d'évaluation. Vous pouvez comparer les prestataires en posant ce type de questions :

1. Qui va réaliser l'évaluation ? S'agit-il de spécialistes de votre secteur d'activité ?
2. Combien d'évaluations ont-ils effectuées (en tout et dans votre secteur) ?
3. Les résultats de l'évaluation seront ils spécifiques à votre entreprise et refléteront-ils la réalité et les tendances de l'industrie ? 
4. Quel sera le niveau de détail de l'évaluation ? 
5. L'évaluation va-t-elle révéler les besoins uniques de chaque service de votre entreprise et comment ?
6. L'évolution du lieu de travail et la mobilité des employés seront-elles prises en compte ?
7. Quels sont les types d'outils de collecte de données et de bases de données utilisés ?
8. Sur quels critères s'effectue l'affectation des consultants pour votre entreprise ? Possèdent-ils l'expertise nécessaire pour fournir des données pertinentes ?
9. Seront-ils capables de d'appliquer rapidement le projet à votre entreprise, quelles qu'en soient l'ampleur ou la complexité ?

[1] Quocirca, The Mobile Print Enterprise, 2015, par Louella Fernandes et Rob Bamforth