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Le analisi fornite dai servizi di stampa gestiti spianano la strada al miglioramento dei processi aziendali

Data di pubblicazione: 17 novembre 2015 - Sharon Apollo 

Dalla raccolta di dati alla fruizione delle informazioni 

Man mano che adottano (o pensano di adottare) i servizi di stampa gestiti per imboccare la via sicura della riduzione delle stampe e della gestione dell'infrastruttura di stampa, le aziende si trovano di fronte a un percorso nuovo che conduce a ulteriori miglioramenti dei processi. A spianare la strada vi sono sofisticate funzioni di analisi che aiutano i servizi di stampa gestiti a svilupparsi in nuove direzioni. Per orientarsi all'interno di volumi di dati sempre crescenti, è necessario un partner capace di trasformarli in un veicolo per il successo dell'azienda. 

La raccolta dei dati è l'autista, ma serve una guida turistica

La mera esistenza di abbondanti dati non li rende preziosi. È veramente importante che i dati siano fruibili e specifici per la propria organizzazione. Un fornitore di servizi di stampa gestiti valido non si limiterà a guidare il cliente attraverso i dati raccolti dalle periferiche di stampa (inclusi fotocopiatrici, stampanti, scanner e fax). Lo aiuterà, invece, a identificare i comportamenti che causano l'anomalia di punti dati specifici, spiegando cosa implicano quei comportamenti per l'azienda e come intervenire.

Secondo il rapporto "2015 Managed Print Services Landscape" dell'istituto di ricerca Quocirca: "Man mano che il servizio MPS sale nella catena di valore e si concentra maggiormente sull'assicurare un impatto aziendale strategico, l'analisi promette di essere il prossimo fattore di differenziazione chiave tra i principali fornitori".

Dare ai clienti ciò che desiderano: visibilità

"I nostri clienti vogliono una maggior visibilità su ciò che accade nelle loro aziende, soprattutto se hanno diverse sedi", afferma Kyle Farmer, Vicepresidente di vendite e marketing di Lexmark MPS. "Si avvalgono già di MPS per ridurre i volumi di stampa e gestire i loro parchi dispositivi; ora sono pronti a fare il passo successivo e migliorare processi aziendali e flussi di lavoro".

Questi miglioramenti iniziano raccogliendo dati da tutti i dispositivi multifunzione (MPF) e importandoli in un sistema centrale. Quindi il fornitore di servizi di stampa gestiti può analizzare i dati alla ricerca di anomalie. Può condurre anche ulteriori ricerche, ad esempio intervistando i dipendenti con determinati ruoli presso la sede del cliente, e stilare una relazione. Prima di prendere visione dell'analisi, una grande azienda con centinaia di sedi potrebbe pensare che le relazioni siano tutte uguali. In questo caso rimarranno sorpresi.

"Non sono tutte uguali", afferma Erin Childress, Senior Manager di Premium Analytics presso Lexmark MPS.  "Mediante le analisi di prossima generazione di MPS, siamo in grado di fornire ai clienti un livello di visibilità sulle loro operazioni che prima non avevano. Spesso presso le sedi centrali hanno un'idea di come funzionano le cose, ma non hanno modo di verificarla. Consentendo ai clienti di prendere decisioni basate sui dati, forniamo loro un modo diverso di affrontare il problema. I clienti potranno vedere come si comportano diverse sedi o funzioni all'interno dell'azienda”.

Strategia e attuazione dei processi sono allineate?

Anche se in tutte le sedi sono predisposti gli stessi processi, la modalità di attuazione può variare. Ad esempio, Lexmark ha collaborato con un grande distributore al dettaglio per identificare difformità dei processi nei vari punti vendita. I dati indicavano che il volume di copie prodotto dalla sede centrale e dai negozi era il doppio di quello di aziende simili. Non solo, il volume di stampati prodotti dei negozi era il triplo della media di settore. Qual era il motivo?

Lexmark ha indagato e scoperto che l'azienda assumeva circa 80.000 lavoratori stagionali all'anno inserendoli nei punti vendita. Un'ingente quantità di informazioni sui nuovi assunti doveva essere trasferita dai punti vendita a un centro in cui venivano acquisite copie dei documenti. Concentrandosi su uno dei negozi e intervistando di persona i manager e i dipendenti in posizioni chiave, Lexmark ha scoperto che il manager del negozio effettuava copie di backup della documentazione poiché asseriva che il centro perdeva sempre i documenti; il centro negava che ciò accadesse. Non avendo visibilità su quanto accadeva, la sede dell'azienda credeva che tutto funzionasse come previsto.

"Abbiamo proposto una soluzione che eliminava tutte quelle copie semplicemente utilizzando il prodotto multifunzione del negozio come punto di acquisizione", racconta Childress.  Ora le copie dei documenti vengono acquisite e inviate direttamente all'archivio di rete; in tal modo il flusso di lavoro di assunzione dei dipendenti parte dai prodotti multifunzione dei negozi e questi non devono più effettuare copie della documentazione e inviarle in scatole al centro di acquisizione. I vantaggi sono molteplici: meno spreco di carta e toner, meno ritardi nell'elaborazione e riduzione dei costi di corrieri e archiviazione. 

Dai fogli di calcolo alle informazioni sull'attività 

Come afferma il rapporto 2015 Managed Print Services Landscape dell'istituto di ricerca Quocirca: "Quocirca ritiene che l'impiego delle analisi supportato da una solida esperienza nel settore sarà fondamentale per sviluppare, sul lungo termine, nuovi livelli di conoscenza e di innovazione in tutti i contratti di servizi di stampa gestiti".

Alcune di queste conoscenze derivano dall'analisi dei dati dei prodotti multifunzione, che possono includere oltre 150 metriche. Poiché elevati volumi di fax, copie e stampe sono solitamente indicatori di processi manuali, il fornitore del prodotto multifunzione deve chiederne il motivo al fine di identificare opportunità di ottimizzazione dei processi.

"Forniamo informazioni sulla base delle quali i clienti possono agire, non soltanto un foglio di calcolo riportante 2000 negozi e le loro attività". Li aiutiamo a capire che cosa accade in quei negozi", afferma Childress. "Restringiamo il campo, troviamo l'ago nel pagliaio e affrontiamo il problema". 

Raggiungere la destinazione

Con così tanti dati raccolti ogni giorno, i clienti saggi si appoggeranno a un partner di servizi di stampa gestiti che offra più che una valanga di statistiche. I fornitori di questi servizi devono essere disposti a dare ai clienti le informazioni analitiche che ottimizzano i processi a beneficio degli utili. 

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Sharon Apollo 
Marketing Business Writer, Lexmark, Intl.

Sharon è una business writer di marketing specializzata principalmente nei servizi di stampa gestiti. Il suo background professionale include il ruolo di copywriter per un'agenzia di marketing del settore automotive, per una ditta di software e per una grande azienda di distribuzione al dettaglio. Ha anche esperienza come autrice di testi e insegnante in istituti di istruzione superiore.

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