Servizi di stampa gestiti: valutare tenendo conto del progresso

Data di pubblicazione: 21 novembre 2016 - Tyler Martin

Tutti sanno che per raggiungere qualsiasi obiettivo è importante avere un punto di partenza chiaro. In alcuni casi stabilire il punto di partenza è facile, come salire sulla bilancia prima di iniziare una nuova dieta. Circostanze e obiettivi possono naturalmente cambiare, determinando la necessità di cambiare direzione durante il percorso. Il peso di una persona è un ottimo esempio, dal momento che può variare per numerosi motivi. Non è statico.

Lo stesso vale per un'azienda e per i servizi di stampa gestiti. È tutto esattamente come un anno fa? Improbabile. Il numero dei dipendenti è probabilmente cambiato; forse sono state aperte o chiuse alcune sedi; magari sono stati adottati nuovi processi aziendali o tecnologie. 

Personale e luoghi di lavoro cambiano

Ecco un aspetto da considerare: il numero dei dipendenti che lavorano da casa almeno qualche giorno alla settimana o addirittura a tempo pieno è aumentato? Molte organizzazioni allestiscono spazi di lavoro flessibili, in cui i dipendenti non hanno uffici o postazioni assegnati, e adottano anche il sistema di "hoteling", in cui i lavoratori temporanei prenotano lo spazio di lavoro quando necessario. Tali opzioni stanno diventando più diffuse tra la forza lavoro odierna. Secondo GlobalWorkplaceAnalytics.com:

  • Il 50% della forza lavoro statunitense svolge mansioni che sono almeno parzialmente compatibili con il telelavoro e circa il 20-25% lavora a distanza abbastanza frequentemente.
  • Dall'80% al 90% della forza lavoro statunitense afferma che preferirebbe lavorare a distanza almeno part-time. Due-tre giorni alla settimana sembra essere il compromesso ideale tra lavoro di concentrazione (a casa) e lavoro collaborativo (in ufficio).
  • Le società Fortune 1000 di tutto il mondo stanno riorganizzando completamente i loro spazi in funzione del fatto che i dipendenti lavorano già fuori sede. Gli studi confermano continuamente che i dipendenti sono lontani dalla loro scrivania il 50-60% del tempo.

L'adozione dei dispositivi mobili

"I dispositivi mobili stanno trasformando la produttività aziendale. Per molti il luogo di lavoro non si identifica più nell'ufficio tradizionale; i dipendenti ora accedono alle applicazioni, ai dati e ai servizi aziendali da molteplici dispositivi e luoghi ogni giorno", spiega Louella Fernandes, direttore associato per le soluzioni e servizi di stampa presso Quocirca. "Con una forza lavoro estremamente mobile, le organizzazioni devono far sì che i dipendenti abbiano lo stesso accesso alle applicazioni aziendali che avrebbero dalla loro scrivania e allo stesso tempo devono proteggere i dati sensibili. Una delle aree che necessita di maggiore controllo e che non è ancora allo stesso livello dei dispositivi di elaborazione è la stampa".[1]

Di conseguenza le imprese devono distribuire soluzioni di gestione delle attività di stampa che consentano di stampare da dispositivi mobili in tutte le sedi.

Tutti questi fattori e molti altri incidono sulle operazioni quotidiane, incluso il numero e il tipo di stampanti e prodotti multifunzioni di cui si dispone rispetto a quelli che effettivamente sarebbero necessari per le esigenze aziendali. Se i dipendenti che lavorano a distanza sono sempre più numerosi, sarà necessario riconfigurare l'ambiente d'ufficio e la dotazione di periferiche ottimizzata sarà ben diversa da quella di un'azienda che ha molti dipendenti basati nella sede centrale.

Anche chi ha già condotto una valutazione per i servizi di stampa gestiti e ritiene che il suo parco periferiche sia ottimizzato potrebbe scoprire che la realtà è diversa e voler capire come trarre vantaggio da questa scoperta. Occorre chiedersi: so veramente tutto sul parco periferiche? Com'è cambiata l'azienda da quando è stata condotta l'ultima valutazione?

La valutazione è vitale

Magari non si pensa molto alla valutazione, eppure dovrebbe essere una parte essenziale di ogni contratto continuativo di servizi di stampa gestiti. Una solida strategia di servizi di stampa gestiti include una valutazione completa delle attività di stampa correnti al fine di porre solide basi per accelerare e snellire i processi aziendali e ridurre i costi in tutto l'ambiente di stampa e documentale. L'ottimizzazione dell'ambiente di stampa, compresa l'adeguata collocazione dei prodotti multifunzione, è un passo fondamentale verso la riduzione della carta e il miglioramento dei processi aziendali. Eppure alcuni sono tentati di saltare la fase di valutazione, ritenendo che richieda troppo tempo o pensando di avere già un'idea chiara della composizione dell'ambiente di stampa. Ma non è così.

"L'esperienza ci insegna che le organizzazioni sottostimano la dimensione del loro parco periferiche fino al 45%", afferma John Salsman, direttore dei servizi professionali per il Nord America in Lexmark. "Questa cifra varia a seconda del settore e naturalmente nel caso in cui l'ambiente è già affidato a un fornitore di servizi di stampa gestiti. Raramente però incontriamo un'organizzazione che abbia una visione completa e accurata del suo parco periferiche".

Questa mancanza di visibilità può comportare costi e sforzi non necessari. Una valutazione professionale allinea le prospettive del cliente e del fornitore. Sostanzialmente, questo processo impone le decisioni e stabilisce le priorità per il progetto più ampio

e naturalmente garantisce il percorso più rapido all'implementazione. Infatti, i piani di implementazione basati sulle supposizioni relativamente al parco periferiche, quando probabilmente i dati sono imprecisi, sono destinati a incorrere in difficoltà e ritardi.  Le conseguenze sono l'aumento dei costi e lo spreco di tempo prezioso.

Chiedere una valutazione professionale ai fornitori di servizi di stampa gestiti

Per ottenere il massimo beneficio dai servizi di stampa gestiti, occorre accertarsi che il fornitore abbia una solida esperienza nella valutazione degli ambienti. Per confrontare i vari fornitori, si possono porre domande come le seguenti:

  1. Chi condurrà alla valutazione? È esperto del mio settore?
  2. Quante valutazioni ha effettuato (complessivamente e nel mio settore)?
  3. I risultati della valutazione sono specifici per la mia organizzazione e rispecchiano i dati e i trend di settore? 
  4. Quanto è dettagliata la valutazione? 
  5. In che modo la procedura di valutazione identifica i requisiti unici di ciascuna parte della mia organizzazione?
  6. In che modo la valutazione tiene conto dei moderni ambienti di lavoro e dei dipendenti sempre più mobili?
  7. Quali strumenti di raccolta dati e database vengono utilizzati?
  8. Come vengono assegnati i consulenti alla mia organizzazione? Le informazioni fornite sono davvero professionali ed esperte?
  9. Il fornitore è in grado di ampliare rapidamente il progetto per estenderlo all'intera azienda, a prescindere dalle dimensioni o dalla complessità?

[1] Quocirca, The Mobile Print Enterprise, 2015, di Louella Fernandes e Rob Bamforth

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Tyler Martin
Director of Global MPS Marketing, 
Lexmark, Intl.

Tyler è responsabile del sales enablement e delle comunicazioni di Managed Print Services, con il compito di trasmettere la proposta di valore di Lexmark in tutta la sua offerta di hardware, software e servizi. Entrato in Lexmark nel 2005, ha ricoperto diversi ruoli, incluso quello di Industry Manager globale per il settore banche, direttore delle prassi di gestione dei contenuti, specialista di soluzioni per le aziende e consulente per il settore della vendita al dettaglio. 

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