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Gestão de serviços de impressão: avaliação para o progresso

Publicado em 21 de novembro de 2016 - Tyler Martin

Todo mundo sabe que, para alcançar qualquer objetivo, é importante ter um ponto de partida claro. Às vezes, esse ponto de partida é fácil de ser determinado, como se pesar antes de começar uma nova dieta. Claro, circunstâncias e objetivos podem mudar, necessitando de um novo início no meio do caminho. O peso de uma pessoa é um exemplo perfeito, pois pode variar por todos os tipos de motivos. Não é imutável.

O mesmo acontece com sua empresa e sua gestão de serviços de impressão. Tudo está como era há um ano? Dificilmente. Os níveis dos funcionários provavelmente mudaram. Você pode ter aberto ou fechado instalações. Talvez você esteja usando novos processos ou tecnologias empresariais. 

Mudando a força e o local de trabalho

Veja algo a se pensar: a maioria de seus funcionários trabalha de casa pelo menos alguns dias da semana, ou até mesmo trabalha remotamente todo o tempo? Muitas organizações estão criando espaços de trabalho flexíveis onde os funcionários não têm salas ou escritórios próprios. Isso inclui o "espaço de trabalho compartilhado", onde os trabalhadores temporários reservam espaço em escritório conforme sua necessidade. Essas opções estão se tornando mais populares com a força de trabalho atual. De acordo com o GlobalWorkplaceAnalytics.com:

  • 50% da força de trabalho dos EUA tem um trabalho compatível com teletrabalho pelo menos parcial e aproximadamente 20% a 25% da força de trabalho faz uso do teletrabalho com certa frequência.
  • 80% a 90% da força de trabalho dos EUA afirma que gostaria de realizar o teletrabalho, pelo menos, durante uma parte do tempo. Dois a três dias por semana parece ser a frequência ideal, que permite um balanço de trabalho de concentração (em casa) e trabalho colaborativo (no escritório).
  • Empresas relacionadas na Fortune 1000 em todo o mundo estão renovando inteiramente seu espaço, levando em consideração o fato de que os funcionários já são móveis. Estudos mostram repetidamente que eles não estão em sua mesa 50% a 60% do tempo.

Adaptação ao trabalho remoto

"Os dispositivos móveis estão transformando a produtividade empresarial. Para muitos, o local de trabalho não é mais definido pelo escritório tradicional. Agora, os funcionários acessam aplicativos, dados e serviços corporativos de vários dispositivos e locais todos os dias", explica Louella Fernandes, diretora associada dos serviços de impressão e soluções na Quocirca. "Com uma força de trabalho altamente móvel, as organizações precisam garantir que os funcionários tenham o mesmo acesso aos aplicativos corporativos como teriam acessando de um desktop, enquanto protegem dados sensíveis. Uma área que precisa de melhor controle, que ainda precisa alcançar o nível da experiência de desktop, é a impressão".[1]

Consequentemente, as empresas precisam implantar soluções de gerenciamento de impressão que possibilitam o mobile printing de fácil uso entre todos os locais.

Todos esses fatores, e mais, têm um impacto sobre nossas operações diárias, incluindo o número e o tipo de impressoras e produtos multifuncionais que você tem, comparado ao que realmente combina com suas necessidades empresariais atuais. Se sua força de trabalho está cada vez mais remota, seu ambiente de escritório precisará ser reconfigurado, e sua frota otimizada ficará diferente, comparada a uma empresa que tem mais funcionários dentro da sede.

Então, mesmo se já tiver uma avaliação para a gestão de serviços de impressão e considerar sua frota otimizada, você pode se surpreender com o que poderia descobrir e sabendo como poderia se beneficiar dessas descobertas. Pense um pouco se você realmente sabe tudo sobre sua frota e como sua empresa mudou desde a última vez em que você foi avaliado.

A avaliação é vital

Você pode não gastar muito tempo contemplando a avaliação, apesar de ser uma parte vital de todo contrato de MPS em andamento. Uma estratégia de MPS adequada inclui uma avaliação abrangente de suas operações de impressora atuais para criar uma base sólida para processos comerciais mais rápidos e com menos problemas, que reduzem os custos em todo ambiente de impressão e documentos. Otimizar seu ambiente de impressão, além do posicionamento apropriado dos produtos multifuncionais (MFPs), é uma etapa significativa para redução do uso de papel e melhores processos empresariais. Porém, pode ser tentador pular a etapa de avaliação se você acha que pode levar muito tempo ou pressupõe que você já tem uma noção boa sobre o que existe em seu ambiente de impressão. Pense novamente.

"Em nossa experiência, as organizações subestimam o tamanho de sua frota de impressão em 45%", afirma John Salsman, diretor dos serviços profissionais da América do Norte na Lexmark. "Esse número varia um pouco em cada setor e certamente se o ambiente já é gerenciado por um fornecedor de MPS. No entanto, raramente encontramos uma organização que tenha uma percepção completa e precisa de sua frota."

Essa falta de visibilidade gera despesas e esforço potencialmente desnecessários. Uma avaliação profissional cria um alinhamento entre o cliente e o fornecedor. Basicamente, o processo força decisões e estabelece prioridades para o projeto maior.

E garante o caminho mais rápido para implementação. Se você fizer planos de implementação baseados no que acha que sabe sobre sua frota, apenas para perceber que suas contas estavam erradas, você corre o risco de ter uma implementação difícil e lenta.  Isso, é claro, custa a você tempo e dinheiro valiosos.

Pergunte para os fornecedores de MPS sobre a experiência com avaliação

Para garantir um melhor aproveitamento da gestão de serviços de impressão, certifique-se de que seu fornecedor tem uma experiência comprovada em avaliação. Você pode descobrir como os fornecedores ganham pontos em relação a outros perguntando questões como estas:

  1. Quem conduzirá a avaliação e eles são especialistas em nosso setor?
  2. Quantas avaliações eles concluíram (em geral e em seu setor)?
  3. Os resultados da avaliação são específicos da sua organização e refletem as ideias e tendências do setor? 
  4. Quão completa é a avaliação? 
  5. Como seu processo de avaliação revela os requisitos únicos de cada parte de sua organização?
  6. Como eles apoiam ambientes de local de trabalho modernos e funcionários móveis?
  7. Qual tipo de ferramenta de coleta de dados e bancos de dados eles usam?
  8. Como eles designam consultores à sua organização? Eles estão fornecendo ideias de especialistas reais?
  9. Eles conseguem se organizar rapidamente para realizar o projeto em sua empresa, independentemente do tamanho ou da complexidade?

[1] Quocirca, The Mobile Print Enterprise, 2015, por Louella Fernandes e Rob Bamforth

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Tyler Martin
Diretor de marketing global de MPS, 
Lexmark, Intl.

Tyler é responsável por capacitação de vendas e comunicação de gestão de serviços de impressão, fornecendo a proposta de valor da Lexmark no portfólio de hardware, software e serviços. Ele ingressou na Lexmark em 2005 e desempenhou diversas funções, incluindo gerente global do setor bancário, diretor de práticas de gerenciamento de conteúdo, especialista em soluções empresariais e consultor no varejo. 

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