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Preparado para uma abordagem com base em tecnologia para Gestão de Serviços de Impressão?

Publicado em 18 de agosto de 2016 - Tyler Martin

Em poucas palavras, a definição de Gestão de Serviços de Impressão é: serviços oferecidos por um fornecedor externo para otimizar ou gerenciar a produção de documentos de uma empresa. Isso parece ser muito simples. No entanto, como um fornecedor externo presta esse serviço pode ter um grande impacto nos seus resultados. 

Muitos fornecedores dependem de uma grande equipe de técnicos de serviço de campo para fornecer a Gestão de Serviços de Impressão (MPS). Se algo quebrar, basta chamá-los. Eles consertam. Com um técnico em cada esquina, eles conseguem enviar alguém para o local em instantes. Embora funcione, uma abordagem com base em mão de obra cria terríveis atrasos e interrupções para você, sua equipe e seus usuários. Em geral, você precisa esperar uma falha para tomar uma ação corretiva. Você precisa aguardar a chegada do técnico e torcer para o problema ser corrigido logo na primeira vez. Com essa abordagem, o processo começa depois que o dispositivo tem um problema. 

O sistema detecta possíveis problemas

Por outro lado, com uma abordagem baseada em tecnologia, o processo começa antes que o dispositivo tenha um problema. O sistema detecta possíveis problemas e inicia automaticamente solicitações de serviço, de modo que os usuários não precisam inserir um tíquete de problema ou chamar o help desk. Essa é uma das vantagens de um sistema que depende mais de tecnologia do que de mão de obra.

"Essa abordagem tem sido muito eficaz. A Lexmark gerencia ativamente nosso hardware, prevendo falhas antes que ocorram e resolvendo problemas rapidamente", disse um gerente de tecnologia de um grande varejista global. "Isso aumenta a disponibilidade da loja, o que é uma medida importante para nós. A Lexmark é capaz de programar as visitas dos engenheiros em vez de adotar uma postura reativa, ou seja, ela consegue chegar aos problemas que afetam a loja mais rapidamente."

Além disso, com uma abordagem baseada em mão de obra, a geração de relatórios pode ser problemática. Se você depende de processos manuais para atualizar o status do dispositivo e registrar interações, os riscos de erros e relatórios e faturamento imprecisos são significativos. Esses problemas são maiores quando a empresa abrange mais de um único país, pois muitos fornecedores usam sistemas e processos diferentes no mundo todo. Basicamente, uma abordagem baseada em mão de obra de MPS deixa muitas lacunas que só uma abordagem baseada em tecnologia pode preencher.

Muito além da coleta de dados

Talvez o mais importante, você não pode aproveitar o avançado data mining que pode ocorrer quando os dados da frota são coletados em um único sistema baseado em tecnologia. Sua frota contém volumes de dados que podem ser extremamente valiosos para melhorar processos de fluxo de trabalho e documento. Você talvez esteja perdendo informações importantes, dependendo da abordagem usada por seu fornecedor de Gestão de Serviços de Impressão.

A chave é capturar E interpretar milhões de dados sobre dispositivos de impressão gerenciados. Na Lexmark, graças ao nosso sistema global e à nossa abordagem baseada em tecnologia, fazemos exatamente isso. 

De acordo com a empresa analista IDC: "A análise de dados também se tornará um diferenciador importante para os fornecedores que desejam estender os serviços gerenciados de impressão e documento (MPDS) para áreas que agregam maior valor comercial estratégico. O aproveitamento da análise de dados oferecerá benefícios a curto prazo em áreas como recursos de serviço preditivos e preemptivos e criação de modelos de fornecimento de serviço mais eficientes. No entanto, a longo prazo, isso será vital, conforme a IoT se expandir, e as soluções de MPDS podem ser usadas para melhorar a business intelligence e gerar resultados comerciais melhores."[1]

Obtenha dados valiosos na Internet das coisas

Com os sofisticados dispositivos conectados de hoje, é razoável esperar que o fornecedor de MPS ofereça uma visão holística precisa da sua frota e tome medidas certas para reduzir ou eliminar interrupções. Pense em todos os dispositivos do mundo moderno que têm sensores, software e estão em uma rede como parte da cada vez maior Internet das coisas (IoT). Os dados obtidos com sensores inteligentes permitem que as empresas forneçam serviços que as diferenciem da concorrência.

"Os fornecedores da Hardcopy estão em uma posição privilegiada para aproveitar as oportunidades que a IoT apresenta no ecossistema de documentos para gerenciar proativa e preditivamente não só os periféricos, como impressão, captura e exibição, mas também outros terminais em um ecossistema de IoT mais abrangente", disse Arianna Valentini, analista de pesquisa sênior do programa Hardcopy Industry Transformation do IDC. "Além disso, eles podem usar fluxos de trabalho comerciais mais inteligentes aproveitando o ecossistema de IoT mais abrangente."[2]

Perguntas importantes para seu fornecedor de MPS

Para aproveitar a abordagem baseada em tecnologia da Gestão de Serviços de Impressão, faça perguntas como estas para seu fornecedor de MPS:

1.      Como a IoT é incorporada no seu serviço?

2.      Como você pode me ajudar a gastar menos tempo em atividades relacionadas à impressão?

3.      Qual é a primeira taxa de reparo da minha frota?

4.      Com que frequência você resolve problemas antes que meus dispositivos falhem?

5.      Com que frequência você resolve problemas sem enviar um técnico de serviço?

6.      Posso ter visibilidade de métricas de desempenho em tempo real?

7.      Posso ver detalhes da minha frota global em um único painel?

8.      Como você reduz o número de intervenções com impressoras?

9.      Que tipos de dados são coletados da minha frota?

10.    Como esses dados beneficiarão minha empresa?

 

[1] Worldwide and U.S. Managed Print and Document Services and Basic Print Services Forecast, 2016–2020, by Robert Palmer, Holly Muscolino, maio de 2016, Doc # US40183716

[2] Internet of Things Opportunities for Transforming the Document Solutions Ecosystem, by Arianna Valentini and Angèle Boyd, agosto de 2015, Doc # 258161

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Tyler Martin
Diretor de marketing global de MPS, 
Lexmark, Intl.

Tyler é responsável por capacitação de vendas e comunicação de Gestão de Serviços de Impressão, fornecendo a proposta de valor da Lexmark no portfólio de hardware, software e serviços. Ele entrou na Lexmark em 2005 e desempenhou diversas funções, incluindo gerente global do setor bancário, diretor de práticas de gerenciamento de conteúdo, especialista em soluções empresariais e consultor no varejo. 

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