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MainSource Bank

SUCCESS STORY

O MainSource Bank está crescendo, e embora esse fato tenha resultado em muitos aspectos positivos para a empresa, também criou novos desafios. Dezenas de dispositivos diferentes custavam ao banco uma grande quantidade de dinheiro para adquirir, operar e manter. Com os produtos multifuncionais da Lexmark (MFPs), o MainSource Bank foi capaz de reduzir os custos através da racionalização do processo de abertura de conta e do estabelecimento de um conjunto de dispositivos consolidados e padronizados em todas as filiais.

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Conheça o MainSource Bank

companhia

O MainSource Bank é uma empresa de serviços financeiros multibancários orientada para a comunidade com filiais em quatro estados norte-americanos. O MainSource Bank tem sede em Greensboro, Indiana, e é a subsidiária operacional do MainSource Financial Group.

indústria

Bancário

produto

Captura e extração de dados, Gerenciamento de documentos, Gerenciamento de processos e fluxo de trabalho, Impressoras e dispositivos multifuncionais

Fundado

1907

Filiais

85

Ativos

US$ 2,9 bilhões

Desafio

O MainSource Bank está crescendo, e embora esse fato tenha resultado em muitos aspectos positivos para a empresa, também criou novos desafios. Um desses desafios foi o pântano de diferentes marcas e modelos de impressoras, scanners, copiadoras e aparelhos de fax que cobriam suas filiais. As dezenas de dispositivos diferentes custavam ao banco uma grande quantidade de dinheiro para adquirir, operar e manter, especialmente as copiadoras que estavam atadas a contratos de custo por clique e contratos de manutenção caros. Essencialmente, o banco herdou todos os equipamentos que cada novo banco já tinha instalado e toda essa inconsistência estava causando problemas e custando dinheiro.

Gerenciando de forma eficaz o crescimento da conta

Com o crescimento do banco também vieram novos clientes para abrir novas contas. Com o aumento desse volume, os processos do banco começaram a apresentar limitações. A cada dia, todas as documentações das novas contas eram embaladas pela equipe da filial.

O mensageiros iam a cada filial, recolhiam as documentações e as entregavam em um dos três centros de operações. Esse processo era caro para manter, incluindo os salários dos motoristas e a manutenção de caminhões. Até mesmo o custo das bolsas do banco que levavam os documentos aumentou à medida que o banco adquiriu mais filiais. Quando os documentos eram recebidos nos centros, erros ou falta de informações por vezes eram descobertos, precisando com que os documentos fossem enviados de volta para a filial para serem corrigidos. Isso perdia tempo, aumentava os custos e afetava o serviço ao cliente.

“O processo simplesmente não era sustentável, seguro e consistente", disse Andy Saner, vice-presidente, diretor de operações, MainSource Bank. “Nós gastamos mais de US$ 500.000 por ano em custos de correio, incluindo veículos, manutenção, seguros e equipe de mensageiros. Mas o mais importante, não tínhamos visibilidade ou acompanhamento dos documentos e onde eles estavam no processo de revisão. Então, responder a perguntas de clientes era impossível até os documentos serem inseridos em nossos sistemas no centro de operações. A despesa e o atraso eram muito grandes". O MainSource Bank precisava de uma solução melhor que pudesse crescer como o banco cresceu e proporcionar mais visibilidade do status de cada nova conta no processo de aprovação.

Nós não tínhamos visibilidade ou acompanhamento dos documentos e onde eles estavam no processo de revisão. Então, responder a perguntas de clientes era impossível até os documentos serem inseridos em nossos sistemas no centro de operações.

Andy Saner Vice-presidente, diretor de operações

Encontrando soluções de redução de custos com impacto positivo no cliente

Primeiro, o MainSource Bank eliminou o seu sistema de mensageiro e começou a usar um serviço de entrega noturno terceirizado. Isso proporcionou uma infraestrutura consistente, escalável e confiável para a entrega de documentos das filiais para os centros de operações e forneceu um nível básico de rastreamento, pelo menos ao nível de pacote uma vez os documentos saiam da filial. Embora essa abordagem tenha economizado cerca de US$ 100.000 por ano, ainda existiam desafios e limitações no processo.

“Foi um passo na direção certa, mas a redução de custos não foi significativa o suficiente e nós ainda não tínhamos o rastreamento necessário para fornecer o nível de serviço ao cliente que era realmente requerido", disse Saner. “E não abordava o volume de dispositivos que tínhamos nas filias ou eliminava nossos arrendamentos de copiadoras caros". Saner logo notou que a Lexmark, a provedora das impressoras a laser monocromáticas do banco em suas filiais, tinha uma recomendação.

Solução

A Lexmark recomendou a substituição das copiadoras em todas as filiais do MainSource Bank pelas multifuncionais da Lexmark equipadas com a solução Abertura de conta que digitaliza cartões de assinatura de novas contas diretamente para os centros de operações do banco. Fazer isso eliminaria os arrendamentos de copiadoras caras do MainSource e permitiria que a documentação da nova conta entrasse no sistema de aprovação do banco imediatamente. Cerca de US$ 200.000 por ano em manutenção de copiadora/scanner/fax, suprimentos e custos de suporte foram eliminados.

Fazendo a troca para as multifuncionais da Lexmark

Os associados do banco agora digitalizam a documentação da nova conta diretamente na multifuncional. Eles carregam a documentação da conta no scanner de autoalimentação na multifuncional e seleciona o ícone “abertura de nova conta” no painel e-Task da tela sensível ao toque totalmente em cores. O documento é digitalizado automaticamente e entra no processo de encaminhamento do banco. A inteligência integrada no software da Lexmark especificamente para o MainSource Bank detecta automaticamente erros na documentação e solicita ao associado do banco para corrigir qualquer erro ou adicionar as informações ausentes, até mesmo antes dos documentos serem encaminhados. Isso pode agora ocorrer enquanto o cliente ainda está na filial. Isso elimina erros, acelera novas aberturas de contas e melhora o serviço ao cliente.

Agora, as novas contas são processadas e abertas no mesmo dia útil e o MainSource Bank tem visibilidade imediata onde cada nova conta está no processo do banco. Na melhor das hipóteses, as novas contas eram previamente aberta em quatro ou cinco dias úteis com o processo antigo.

Consolidando dispositivos nas filiais

Conforme o banco revisava essa abordagem, a Lexmark aconselhou que a instalação de multifuncionais também consolidaria os dispositivos nas filiais. Não haveria mais necessidade de impressoras, scanners e máquinas de fax separadas, porque as multifuncionais da Lexmark poderiam lidar com todas essas funções em uma única unidade. Agora existem três dispositivos da Lexmark em cada filial do MainSource Bank. Uma ou duas impressoras a laser monocromáticas da Lexmark para os caixas, e uma multifuncional da Lexmark para impressão, cópia, fax e para a digitalização automática de cartões de assinatura de novas contas diretamente para os seus centros de operações.

Todos os dispositivos e o nosso processo de abertura de conta são os mesmos, não importa a filial que você vá. Isso foi uma grande melhoria na nossa capacidade de servir os nossos clientes, porque agora podemos responder imediatamente a perguntas que não podíamos responder antes.

Andy Saner Vice-presidente, diretor de operações

“Todos os dispositivos e o nosso processo de abertura de conta são os mesmos, não importa a filial que você utilize", disse Saner.

“Isso foi uma grande melhoria na nossa capacidade de servir os nossos clientes, porque agora podemos responder imediatamente a perguntas que não podíamos responder antes”.

O MainSource Bank também decidiu se tornar um auto-mantenedor da Lexmark e ter os seus próprios técnicos de serviços certificados nos dispositivos da Lexmark. Esses técnicos realizam manutenção no local de equipamentos da Lexmark conforme necessário, e a Lexmark fornece o serviço de garantia de substituição no dia seguinte como parte de seu contrato.

Pelos números

  • US$ 200.000 por ano em manutenção de copiadora/scanner/fax, suprimentos e custos de suporte foram eliminados.
  • US$ 500.000 em custos de mensageiros e expedição noturna foram eliminados
  • Novas contas abertas em 1 dia

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Resultados

Um retorno positivo de seu investimento

De acordo com o Saner, o MainSource Bank alcançou um retorno positivo de seu investimento na solução Lexmark no primeiro ano.

O MainSource Bank tem agora um conjunto padronizado e otimizado de dispositivos em suas filiais. As copiadoras e cobrança por clique caras, bem como os contratos de manutenção agora são coisas do passado. O pedido e a entrega de consumíveis para os novos dispositivos da Lexmark do banco são simplificados porque todas as filiais possuem os mesmos conjuntos de dispositivos. A manutenção também foi simplificada agora que seus próprios técnicos foram certificados para fornecer serviços aos dispositivos da Lexmark.

A filosofia geral da Lexmark é nos ajudar a alcançar nossos objetivos. Esse é o tipo de parceria que precisamos, e em todos os aspectos a Lexmark cumpriu ou excedeu as nossas expectativas.

Andy Saner Vice-presidente, Diretor de Operações

“A filosofia geral da Lexmark é nos ajudar a alcançar nossos objetivos", disse Saner. “Esse é o tipo de parceria que precisamos, e em todos os aspectos a Lexmark cumpriu ou excedeu as nossas expectativas".

Um processo sustentável, consistente e seguro

O banco também tem um processo sustentável, consistente e seguro para a abertura de novas contas. As novas contas são abertas para os clientes no mesmo dia útil, em vez de quatro ou cinco dias depois. A digitalização imediata de documentos no sistema do banco permite que a equipe do banco tenha visibilidade quase instantânea de onde cada um está em seu processo de abertura de nova conta, o que melhorou o atendimento ao cliente. Os custos associados com a abordagem de mensageiro e transporte noturno também foram eliminados.

“Fizemos um investimento muito significativo e estratégico na Lexmark e a Lexmark fez um investimento igual em nós", disse Saner. “Nós já estamos estudando formas para alavancar ainda mais a nossa nova tecnologia de multifuncionais e nossa parceria com a Lexmark”.


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