挑战
在任何公司减少纸张消耗都能使环境和公司盈亏受益。对于处理数以亿计纸张的保险公司，优势更加明显。通过转移到电子文档和表单，文档仓库可以被淘汰了，文档处理和检索几乎瞬时完成，由于损坏或错误归档造成的损失也被消除。更重要的是电子文档处理能够对客户服务和员工生产力产生积极影响。
整合需求
Unum 在几年前已经标准化采购了 Lexmark 多功能数码复合机（MFD），这些设备安装在其总部和外地办事处。“当时，我们正在寻求解决独立打印机、复印机、传真机和扫描仪以及周边所有维护的问题，”Unum 的软件开发总监，Russell Dover 说。
“最终，我们的愿望是整合到一个多功能设备。”Unum 设置了自助服务区，员工可以在这里打印、复印、传真和扫描。安装多功能数码复合机之后，Dover 及其团队看到长期发展潜力，授权 Lexmark 多功能数码复合机运行复杂文档路径工作流应用程序，这是由 Unum 自己的 IT 人员使用 Lexmark 嵌入式解决方案框架（eSF）自行定制的。Unum 通过记录它在每天处理堆积如山的纸质文档过程中面临的挑战和成本上升来评估它的现有环境。Unum 寻求显著的成本节省，消除纸张和使员工可以更容易地处理文档。
文档存储成本上升
Unum Group 为其 Lexmark 多功能数码复合机创建自定义的应用程序，帮助转变其业务流程。其中一个项目瞄准了 Unum 每年处理的 610 万个传真。外地办事处收到的文件被传真给总部，但分支机构也不得不保留原件，而且常常会保留几十年。总部也保存一份副本。随着存储成本飙升，很少会被查询的数以百万计纸张的归档费用不再是合理的，Dover 说。“我们希望将纸质文档转换为电子格式，使得我们可以减少办公空间，保持文件完整，并且使它们从任何位置均可调用。”
随着许多老化的单功能传真机所使用的模拟电话线路成本持续上升，传真的质量和清晰度不断下降。公司的非联网复印机也是如此。
处理时间过长
Unum 也希望通过以电子路径处理文档来加快索赔处理，而不是将文档从外地办事处邮寄到总部，这样会延长处理时间。Dover 和他的团队知道，如果可以开发在 Lexmark 多功能数码复合机上运行的自定义应用程序，流程改进的可能性几乎是无止境的。
解决方案
Unum 购买了 Lexmark 的软件开发工具包（SDK）。它允许开发人员为其业务应用程序编写自定义的 Java 脚本，可以在任何 Lexmark 多功能数码复合机上的 e-Task 界面执行。SDK 向 Unum 的 IT 人员提供设计和实施复杂工作流所需的平台，直接与公司的 OpenText® RightFax® 服务器和其他业务系统接口，全部从添加到每一台多功能数码复合机的 e-Task 触摸屏上的自定义图标触发。
灵活的开发工具
“我们很清楚 Lexmark 的软件开发工具和嵌入式解决方案的灵活性和稳健性明显比其他制造商的套件高出许多。这种灵活性已经让我们选择 Lexmark 多功能数码复合机，并将它们塑造成完全可定制的业务扩展。”Dover 说。“我们可以在几小时内完成从需求到测试编写一个新的应用程序。使用其他解决方案套件可能需要几天时间，我们可能最终不得不做出牺牲或让步。使用 Lexmark 软件，我们不需要那样做。”
再造传真流程
Unum 首先着手重新设计其传真程序，将传真通过网络传送到一个中心点，让公司内部传真保留在网络内，同时外部传真使用一个单一的队列。在三个月内，Unum 退役了其 1,500 台独立传真机和模拟电话线路的一半，并在后面的短短 30 天内完成了剩余部分的迁移。
“根据不同的地点，每条模拟线路每个月的运行费用在 35 到 50 美元之间，加上长途使用费，使用这个流程后，我们没有任何模拟线路了，”Dover 说。“我们在一个地点运行一切，并且我们充分利用这个地点的低长途费率。我们估计大约 10% 的传真量是在公司内部发生的。实际上，这 600,000 个传真从来没有拨过一个号码，因为我们会自动传送它们。成本节省真的非常显著。”
自动的文档路径和检索
接下来，Unum 改造其索赔处理。“用户可以在 Lexmark 设备上扫描文档，它会自动询问有关索赔的问题，如保单号码或索赔者信息，”Dover 说。“我们在用户扫描文档时询问该信息，这样它会自动发送到一个专家，而不是进入队列并让别人看到该特定项目，”Dover 说。这种方法节省时间和金钱，并且提高客户满意度。
Unum 还定制了 Lexmark 的“扫描到电子邮件”功能，用更快的部分地址查找方式替代输入完整地址方式。公司还重新设计了默认的工作流。“当发送扫描文档给另一位 Unum 员工时，不是发送实际的文档，而是只发送一个它的链接，”Dover 说。这允许员工分享文档，而不会填满个人邮箱。
“现在，Lexmark 套件实际上是日常业务中不可或缺的组成部分，因此我们的用户依赖它，并且实际上他们所做的一切都离不开它，”Dover 说。
实施 Lexmark 刷卡打印
在其传真和索赔处理等多个项目完成后，Unum 正在计划部署 Lexmark 刷卡打印，这个解决方案将打印作业保存在排队中，仅当作业所有人在任何 Lexmark 设备上进行身份验证后方可释放并打印它们。使用员工证进行身份验证，刷卡打印可以保证保密作业仅在文档所有人在场时打印。它也消除打印和 拿取之间的时间差，确保没有被遗忘的作业堆积，避免纸张和碳粉的浪费。在指定时间段内未打印的作业会从队列中被自动删除。Unum 希望只是通过部署 Lexmark 的刷卡打印解决方案削减多达 15% 的打印量。
结果
实现每年 100 万美元的成本节省
Unum 传真工作流改造的效益是直接和明显的。消除了其 1,500 台传真机所需的模拟电话线路，节省每条线路每月 45 美元的费用加上长途费用，每年总计将近 100 万美元。现在传真通过网络和 Unum 的传真服务器发送，并且从一个单一的，成本最低的位置呼叫目标传真机。图像质量得到改善，现在每一个传真都有自己的审核跟踪。对于 Unum 员工从一个公司位置发送到另一个位置的传真—占全部传真流量的 10%—路径被完全包含在网络内，消除了来自传真服务器的外部呼叫。“我们每年内部处理 600,000 个传真，这是一个巨大的成本节省，”Dover 说。“质量、性能和可靠性都有极大的提高。”
创建与 Lexmark 的合作关系
对于 Dover 而言，, 由于 Lexmark 技术人员提供的高水平支持，这些新的开发创新是有效的。“Lexmark 一直非常愿意来和我们坐在一起，倾听我们的问题，我们的需求，我们的愿景，然后让合适的人参与进来，帮助我们解决问题，”Dover 说。“Lexmark 一直很善于接受分享信息和包容我们作为客户带来的想法。这使得我们不仅与客户经理，而且还与一些 Lexmark 的高管建立了良好的关系。一些客户会向大公司提出建议，但被置若罔闻，而在 Lexmark 的实例中，它是真的被放在心上，我们已经看到行动，而不是空谈。”