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打印管理服务:进度评估

2016 年 11 月 21 日发布 - Tyler Martin

每个人都知道要实现任何目标,有一个明确的起点非常重要。有时候起点很容易确定,比如在开始新一轮节食前称一下体重。当然,具体情况和目标可能会发生变化,需要根据变化规划一个全新的开始。一个人的体重是最好的例子,因为它可能出于任何原因而波动。它不是一成不变的。

您的企业和打印管理服务也是如此。一切都和去年一样吗?不太可能。人员编制可能已经发生了变化。您可能已经开设或关闭办公地点。也许您正在使用新的业务流程或技术。 

不断变化的劳动力和工作场所

还有其他一些事情需要考虑:是否更多员工每周至少几天在家办公?或者甚至所有时间都是在远程工作?许多组织正在建立灵活的工作场所,在这些地方员工没有指定的隔间或办公室。这包括“旅馆式办公”,可以让临时的工作人员根据需要预定办公空间。这样的选择正变得越来越受现今的员工欢迎。根据 GlobalWorkplaceAnalytics.com 网站上的数据:

  • 50% 的美国劳动力所拥有的工作适合至少部分远程办公,而大约有 20-25% 的劳动力以一定的频率远程办公。
  • 80% 至 90% 的美国劳动力说他们想要至少部分时间远程办公。每周两到三天似乎是最佳平衡点,可以平衡集中性工作(在家里)和协作性工作(在办公室)。
  • 世界各地的财富 1000 强公司正在彻底改造他们的办公场所,因为员工已经在移动办公了。研究多次表明员工有 50-60% 的时间都不在其办公桌前。

转变为移动模式

“移动设备正在改变企业生产力。对许多人来说,办公场所不再是由传统办公室定义;员工现在每天都要从多个设备和位置访问公司应用程序、数据和服务。”Quocirca 的打印服务和解决方案部副总监 Louella Fernandes 表示。“由于劳动力高度流动,组织需要确保员工能够像他们从桌面上一样访问公司应用程序,同时保护敏感数据。需要更好的控制,尚未赶上桌面体验的领域就是打印。”[1]

因此,企业需要部署打印管理解决方案,以便在所有位置实现易于使用的移动打印。

所有这些因素(甚至更多)对您的日常运营都有影响,包括您拥有的打印机和多功能数码复合机 (MFD) 的数量和类型,以及与您当前业务需求实际匹配的数量和类型。如果您的员工办公模式正逐渐向远程办公转变,您的办公环境将需要重新配置,而您经过优化的设备群看起来将会与拥有更多总部型员工的企业不同。

因此,即使您已经对打印管理服务进行了评估并且假设设备群已经优化,您可能还是会对您发现的结果,以及您从这些结果中获得的收益感到惊讶。试想一下,如果您真正了解您的设备群的一切,以及贵企业自您上次评估以来的变化,会是什么情景?

评估是至关重要的

您可能不会花很多时间考虑评估,但它应该是每一项正在进行的 MPS 合约的重要组成部分。完善的 MPS 策略包括对您当前的打印操作进行全面的评估,以便为更快捷顺畅的业务流程奠定坚实的基础,从而减少整个打印和文档环境的成本。优化您的打印环境(包括适当放置多功能数码复合机 (MFD))是减少纸张和实现更优业务流程的重要步骤。但是,如果您认为评估需要花费太多时间,或者以为您已经严密掌控打印环境中存在的设备,那么跳过评估步骤对您而言可能会很有诱惑力。请再想一想。

“根据我们的经验,组织往往会低估其打印设备群的规模,这个值可以达到 45%。”Lexmark 的北美专业服务总监 John Salsman 表示。“行业不同,这个数字一定程度上会有所不同,如果环境已由 MPS 提供商负责管理,那么该数字肯定会不同。然而,我们很少遇到一个能够完整并准确掌握其设备群情况的组织。”

这种可见性的缺乏等同于可能不必要的费用和精力。专业评估可以使客户与提供商之间达成一致。基本上,该流程可以推动决策并为大型项目确立优先级。

并且,它可以确保实施阶段采用最快捷的路径。如果根据您自认为对设备群的了解(只了解已结束盘点)来制定实施计划,实际实施时可能会困难重重,进度缓慢。这当然会花费您宝贵的时间和金钱。

向 MPS 提供商询问评估的专业知识

要充分利用打印管理服务,请确认您的提供商拥有丰富的评估经验。您可以通过提出下面这些问题来分辨提供商的优劣:

  1. 谁将进行评估,他们是您所在行业的专家吗?
  2. 他们已经完成了多少次评估(总体以及您所在的行业)?
  3. 评估交付结果是否针对贵组织的情况,有没有反映出行业见解和趋势? 
  4. 评估有多彻底呢? 
  5. 他们的评估流程如何揭示贵组织每个部门的独特需求呢?
  6. 他们如何支持新式工作场所环境和移动办公的员工?
  7. 他们使用哪些类型的数据收集工具和数据库?
  8. 他们如何为贵组织分配顾问呢?他们提供真正的专家见解吗?
  9. 他们能够快速按比例调整以承担贵企业的项目(无论规模还是复杂性)吗?

[1] Quocirca,移动打印企业,2015 年,作者 Louella Fernandes 和 Rob Bamforth

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Tyler Martin
全球 MPS 市场总监, 
Lexmark, Intl.

Tyler 负责打印管理服务的销售支持和沟通,提供整个硬件、软件和服务组合的 Lexmark 价值主张。他于 2005 年加入 Lexmark 并担任多个职务,包括银行业全球行业经理、内容管理实践总监、零售行业的企业解决方案专家和顾问。 

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