Top 25 Insurance and Wealth Management Provider

Challenge

与全球大多数金融服务公司一样，这家美国顶级保险公司也一直在寻找各种方法削减成本、改进工作流及提高客户服务水平。他们怀疑自己花在打印和手动处理输出方面的时间和资金太多，从而导致成本上升和效率下降。

如果不准确了解在整个企业中究竟使用了多少输出设备，客户就没有可靠的手段来量化输出支出。以前，该公司已经确定并联网了大多数设备，但是个人打印设备随着时间推移又悄然回到输出环境中，随之产生了意想不到和无法控制的成本，以及支持、配置和管理难题。

最好的情况是，该公司拥有所有品牌、型号和年代的 10,000 台联网和本地连接的打印机（包括大约 7,000 台个人打印机），这些打印机遍布于 125 个业务场所。

该公司的 30,000 名员工使用这些设备打印各种内容，从单页的 Word® 文档到涉及成千上万页的打印作业。该公司意识到，实施打印管理解决方案是重新控制其输出环境的关键第一步。在缜密的招标 (RFP) 流程之后，该公司因 Lexmark 在解决方案设计方面的灵活性和创造性、深厚的金融行业专业知识和有竞争力的价格而选择了 Lexmark。

Solution

该公司采取两步走的方法来实施“Lexmark 打印管理服务 (MPS)”。虽然最终规划的实施方案包括大约 125 个场所和从 10,000 台减至 2,500 台的设备，但是该公司决定先在包含大约 200 台设备的 5 个场所进行试点。Lexmark 和客户吸取了试点项目中的经验教训，并利用它们建立了用于全面部署的业务案例。

在整个实施阶段中，Lexmark 的创造性思维和灵活性给该公司留下了深刻印象。例如，为了在实际实施之前对最终用户启动新技术培训并让他们接受新技术，Lexmark 在该公司排在前 100 位的场所设置了自助服务终端。Lexmark 专家随时准备帮助员工熟悉设备的功能，并将员工的徽章注册为新的“刷卡打印”流程的一部分。当真正开始实施时，员工从第一天就已经做好了准备开始优化新的解决方案。

设备管理服务简化运营

随着 Lexmark 的设备群形成其新的电子文档管理系统的核心，该公司希望确保这些设备保持持续运行并处于最佳水平。因此，该公司投资了一个通过 Lexmark MPS 进行全面日常管理和支持的计划。

Lexmark 的设备群管理服务会持续主动地监控该公司各个分支机构的每一台设备。如果出现问题，Lexmark 打印机和多功能数码复合机会向 Lexmark 运营中心发送服务警报，工程师会在那里启动远程诊断程序，以在生产力受到影响之前解决问题。如果无法远程解决问题，则会自动向公司的内部技术支持发送故障单。当需要进一步的干预时，Lexmark 会派遣维修工程师到现场。

Lexmark 的系统可以绘制每一台设备的物理位置，捕获设备使用情况信息并监控每一台设备的状态。公司可以利用这些信息做出以下明智决策：重新部署输出设备以更好地满足容量需求，或者在恰当时机淘汰已到达使用寿命年限的设备。

Lexmark 刷卡打印可以提高可管理性、安全性并加大节省力度

该公司还选择实施“Lexmark 刷卡打印”功能，以进一步降低成本、提高文档安全性并支持其企业可持续发展计划。这个强大的“pull printing”、跟踪和报告软件可以监控单独用户或用户组在联网的输出设备上的所有输出活动。这为企业提供了所需的高质量数据，可以让企业改变打印习惯、更好地管理资产，以及降低打印成本和浪费。

“Lexmark 刷卡打印”让本地和远程网络用户能够将文档从其台式机、平板电脑、智能手机或“Lexmark 解决方案平台”Web 门户发送到网络队列，然后在任何已启用的打印机或多功能数码复合机上将它们打印出来。

不要将文档“推”到指定的打印设备，因为采用这种方式，打印好的页面在它被取回前会一直暴露在公众视野之下，而应在用户于设备上登录或刷 ID 卡时，将它们从打印队列中“拉”下来。用户不会被限定于只能使用某一台设备，他们可以从最方便的联网打印机释放打印作业，或是选择特性或功能能满足用户特定打印作业需求（如是否需要彩色输出或者装订）的打印机。

“Lexmark 刷卡打印”还为这家顶级保险公司带来以下收益：} 打印成本降低并且碳排放量减少 } 访问控制、安全性和合规性得到加强 } 能够顺畅地从移动设备打印 } 能够实施用户配额 } 增加的冗余可以确保打印机可用性 } 灵活的部署选项（内部部署或软件即服务 (SaaS)） 该公司经常称赞 Lexmark 在满足价格、实施和支持要求方面所体现的灵活性和创造性，从一开始的 RFP 流程到迄今为止的稳态环境均始终如一。例如，在合作的早期阶段，大家担心在实施之前不知道将设备存放在哪里。Lexmark 客户经理获悉客户有一个安全的大型仓库，就建议使用该建筑作为存放地点和中转区域，让团队能够预购、预构建并运送完全配置的设备。该解决方案节省了资金并且简化了实施过程。

实施期间，在客户全部 125 个场所中的每一个场所，Lexmark 都做到了第二天安装。在较小的场所安排一位现场工程师，而在该公司的总部和其他大型场所安排 6 到 8 位服务工程师组成的团队。

Lexmark 服务和解决方案

五年分布式设备群管理合同 2,600 台 Lexmark 激光打印机和多功能数码复合机 “Lexmark 刷卡打印”可以提高文档安全性并减少打印总量 设备群管理和耗材管理服务

输出成本节省

预计五年内节省 1000 万美元资金 (25%) 打印页数减少 2 亿页 (39%) 刷卡打印队列中平均每月废弃 407,000 页 } 消除回收处理以前废弃的纸张的成本 减少由于增加 Lexmark 产品和服务部署而产生的支持和耗材成本 减少能源费用 消除大量的专用传真线路

其他收益

减少输出设备的数量—从 10,000 台减少到 2,600 台 在收到的员工反馈中“99.9%”都是非常正面的反馈 通过“Lexmark 刷卡打印”软件显著提高文档安全性

Results

除了在五年内获得共计 1000 万美元的预计净成本节省和运营收益，这家前 25 大保险和财富管理公司还期望获得其他可测量和非量化的收益。

优化输出设备群

通过将各种混杂的独立输出设备换成 Lexmark 多功能数码复合机，该公司部署的设备总数从大约 10,000 台减少到 2,200 台，削减了 78%。

更环保的运营

该公司预计在 2011 年将减少 2 亿页纸张的打印，也就是说减少 50% 的打印量，其中包括在打印机处废弃而需回收的近 500 万页打印量。所有这些加在一起还表明了大量的能源和成本节省。

更安全的输出环境

“Lexmark 刷卡打印”可以确保保密文档不会再被独自留在打印机上而被人偷窥。文档会被打印到“云”中并一直保留在那里，直到用户在打印机上使用 PIN 码或刷卡进行身份验证来释放打印作业为止。例如，周末在家写回顾总结的经理现在可以将打印作业发送到云中的网络队列，然后在他选定的时间和地点打印出来。

更多的笑脸

该公司的许多打印机都已经用了 10 到 12 年，并且经常会发生故障。将公司的全部设备换成 2,200 台全新的智能多功能数码复合机，对员工士气产生了极大的影响。新设备为员工提供了诸如扫描到电子邮件、输出完成和彩色打印等功能，大多数员工以前从未使用过这些功能。

通过刷卡访问“刷卡打印”的功能也大受欢迎。从安全角度出发，用户喜欢一击即中的打印方式，这样就不必匆忙赶到打印机旁去保护他们的文档。此外，凭借刷卡打印的“伴随”功能，如果用户在去其他办公室参加会议之前忘了打印重要的文档或演示文稿，他们只需刷卡即可在开会的办公室进行打印。

成本节省是这家前 25 大美国保险及财富管理提供商实施 MPS 到位的主要目标。由于预计会在合同期内获得 1000 万美元的节省，该 Lexmark 客户对 Lexmark 称赞不绝，并继续向 Lexmark 寻求其他方法来利用其新的设备群提高生产力和工作流收益。