AEG Worldwide

面对超长付款周期,发票手工处理流程和耗时的书面审计,AEG Worldwide 需要一个与 JD Edwards EnterpriseOne 紧密集成的流程和内容管理解决方案。通过实施 Perceptive Content,AEG 大幅缩短付款周期,周转时间减少达 60%,增强供应商服务并让 AEG 获得提前付款折扣。

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认识 AEG Worldwide

公司

AEG 是全球领先的体育娱乐活动推广公司之一。AEG 是安舒茨集团的全资子公司,拥有或掌控着一系列公司,包括: • 史泰博体育中心(加州,洛杉矶) • O2 体育馆(英国,伦敦) • 斯普林特中心(密苏里州,堪萨斯城) • 公民商业银行体育馆(加州,安大略) • O2 世界体育馆(德国,柏林) • 等等 AEG Live(AEG 的子公司),是世界领先的演唱会宣传和旅游公司之一,拥有 15 个区域办事处,由专门负责现场演出各个方面的独立下属部门组成。

会计 金融

产品

工作流程和过程管理, 文档管理

挑战

AEG 每年在美国需处理成千上万的发票。2009 年,公司高管意识到内部流程有待改进,希望应付账款的支付更便捷。原因是什么呢?因为手工处理纸张耗费太多的时间和精力,公司还需支付异地存储的费用,并且审计时的检索调用也很麻烦。

解决方案

为了解决这些挑战并促进其可持续发展,AEG 选择 Lexmark 的流程和内容管理技术来补充完善其 Oracle JD Edwards EnterpriseOne 系统。 AEG 负责财务系统和流程改进的高级主管Brandon Weiss,对此选择作出了解释。

“Lexmark 的产品,包括 Perceptive Content,不仅具有强大的开箱即用特性,还能够根据我们的需求量身定制工作流。”他说。

无障碍实施

作为分阶段实施的一部分,公司的应付账款部门是 AEG 中实施 Perceptive Content 的第一个部门。 Weiss 对该部署很满意。

“Lexmark 的项目实施非常棒,而且他们的解决方案设计师非常得力,”他说。“她曾经参与许多其他的应付账款项目并应用这些经验来帮助实现我们的最佳方案。”

任何软件部署的成功与否掌握在用户的手中:他们要么接受新的系统,要么令其“束之高阁”。Weiss 非常惊喜地发现他的同事很快就开始喜欢 Perceptive Content。

“我们曾经担心高层是否支持,但是当我们向他们展示 Perceptive Content 如何使查看和批准发票变得容易,他们马上就同意了,”他说。“这使我们说服其他用户的工作变得更加容易。”

简化应付账款处理流程

该公司负责应付账款的人员将发票数据输入 Perceptive Content 中。发票自动发送给审批者,审批者使用 Content 或其他基于浏览器的客户端审阅及批准或拒绝每一项申请。

“现在我们的员工在任何地点,甚至是在路上,都可以通过 Web查看和审批发票,”Weiss 说。“这是一个巨大的改进。”

许多发票源于全国各个 AEG 办事处,然后被发送到其他办事处。之前,一些超过一定美元金额或符合其他规定的发票经本地审批后邮寄到洛杉矶进行高层审批,然后再发送回始发的办事处。现在,所有级别的审批都以电子方式完成,既节省时间又免除邮寄费用。

与 Oracle 的 JD Edwards EnterpriseOne 系统无缝链接

当评估流程和内容管理软件时,AEG 的关键标准之一就是增强现有 Oracle JD Edwards EnterpriseOne 系统的能力。Lexmark的新扫描合作伙伴,Scanning America,扫描并索引每一份发票并上传到 Perceptive Content 中。在 Lexmark 的帮助下,AEG 建立了一个几乎与 JD Edwards 屏幕(员工之前用于输入 GL 代码和其他信息)完全一致的电子表单,使得系统转换更加容易。然后,他们参照 JDE实时验证电子表单中的数据,并完成确认。

“Lexmark 产品和 JD Edwards 之间无缝的 Web 链接让我们的会计团队很容易处理发票,”Weiss 说。“他们可以很轻松地在两个系统之间切换,当接到供应商的问询电话时,只需一个点击即可找到答案,而不是要在搜索文件柜之后再打回电话给他们。”

另一个优点是 AEG 现在能够轻松地在流程的每一个阶段跟踪每一张发票—— 从发票接收到款项支付。这在以前是不可能的,因为发票可能在办公室之间传递,放在某个桌面上等待审核,或者放进文件柜的抽屉里。

Lexmark 产品和 JD Edwards 之间无缝的 Web 链接让我们的会计团队很容易处理发票。当接到供应商的问询电话时,只需点击一下即可找到答案。

Brandon Weiss 财务系统和流程改进的高级主管

为进一步增强其发票处理能力,AEG 现在使用 Perceptive Content 来捕获通过 JD Edwards 发出的支票的影像。这些支票在 Perceptive Content 中被自动链接到正确的发票,以便根据需要轻松检索。

结果

提供快速的投资回报率

使用 Lexmark 产品后,AEG 支付供应商款项的速度比以前快了大约 60%。

“Lexmark 使我们免于缴纳滞纳金,并获得提前付款折扣,这实现了快速的投资回报,”Weiss 说。

消除审计痛点

AEG 的财务审计过去经常需要调取异地存储仓库的文档样本,然后等待这些文档到达以让审计师审阅。Lexmark 已经改变这个流程。
 

“使用 Perceptive Content 后的第一次审计,我们只需给予审计师在线访问的权限,这样他们即可查看需要的文档,而不必浪费我们团队的时间,”Weiss 说。“现在从供应商提交发票开始,流程中的每一步都清晰透明。”

随着计划扩展到伦敦和柏林的办事处,AEG 才刚刚从它的流程和内容管理项目上触及潜在好处的皮毛。

Lexmark 使我们免于缴纳滞纳金,并能获得提前付款折扣,这实现了快速的投资回报。

Brandon Weiss 财务系统和流程改进的高级主管