Desafiar
Considerado durante mucho tiempo como un líder con un impulso intransigente para crear ropa para exteriores que resista las condiciones climáticas más duras, Columbia Sportswear comparte un rasgo con docenas de otras corporaciones prominentes y de gran éxito: un enfoque casi único en la calidad del producto y los niveles de satisfacción del cliente. Lo que diferencia a Columbia Sportswear de su competencia es su voluntad de reconocer que las mejoras son posibles y que, cuando se hacen correctamente, constituyen una ventaja competitiva muy real.
Las mejoras tecnológicas no son una excepción. A lo largo de los años, el entorno de producción en Columbia Sportswear se había multiplicado, envejecido y se había convertido en una pesadilla para gestionar.
"A medida que observábamos la fusión de la tecnología de impresoras y fotocopiadoras, nos dimos cuenta de que las fotocopiadoras debían estar en la red, algo que ninguno de nuestros dispositivos de copia era capaz de hacer", dice un gerente senior de Columbia Sportswear. "Tampoco teníamos mucha historia 'verde' que contar con respecto a nuestra flota de producción. Definitivamente, esto era algo que queríamos alinear con el resto de la empresa y con nuestros objetivos generales como corporación".
Un entorno de salida anticuado
Un estudio del entorno de producción en su sede de Oregón reveló muchas de estas mejoras y oportunidades de ahorro de costos. Los productos láser monocromáticos y multifunción (MFP) antiguos carecían de las características de flujo de trabajo de la generación actual.
En un análisis de los gastos se observó que, a medida que el equipo envejecía, incluidas las fotocopiadoras de una sola función no conectadas a la red en régimen de arrendamiento a largo plazo, los costos de mantenimiento y apoyo aumentaban a un ritmo insostenible. Desde el punto de vista logístico, la responsabilidad operativa y presupuestaria de las impresoras en red y las fotocopiadoras no conectadas en red se dividió entre los departamentos de TI e instalaciones de Columbia Sportswear.
La empresa también reconoció que su entorno de producción debía respaldar su postura medioambiental. Los trabajos de impresión olvidados que se acumulaban tenían que ser reciclados. Los dispositivos más antiguos consumían más electricidad y generaban más calor que los productos más nuevos.
Las métricas de uso, rendimiento y mantenimiento eran difíciles de obtener para sus impresoras más antiguas e imposibles de recopilar para los dispositivos no conectados a la red. El departamento de TI, con el objetivo de contribuir a las iniciativas de sostenibilidad de Columbia Sportswear en toda la empresa, llegó a la conclusión de que una revisión de la producción tendría un impacto inmediato y profundo.
En busca del socio tecnológico adecuado
Columbia Sportswear emitió una solicitud de propuesta a dos docenas de entidades, que abarcan una variedad de proveedores y proveedores de soluciones. La compañía los invitó a visitar su sede de Oregón y caminar por el piso para observar las operaciones de la compañía y entrevistar a los empleados. Se animó a los participantes a recomendar la mejor estrategia de su clase y a mirar hacia el futuro en términos de posibles aplicaciones futuras.
"No teníamos barreras, ni restricciones, ni expectativas", dice un gerente senior de Columbia Sportswear. "Queríamos expertos en tecnología de producción que pudieran decirnos cómo podíamos gestionar mejor la producción, proporcionar más funcionalidad a nuestros empleados y apoyar las iniciativas ecológicas de la empresa".
Además de los requisitos previos típicos, que incluían precios competitivos, niveles de servicio garantizados, certificación Energy Star® para reducir el consumo de energía y la capacidad de convertirse en un líder de sostenibilidad corporativa, Columbia Sportswear entregó a los participantes de la RFP una hoja de papel en blanco para recomendar la mejor solución.
Varios proveedores optaron por retirarse de la RFP, ya que consideraban incómoda la naturaleza abierta de la solicitud. Otros recomendaron una estrategia de consolidación de dispositivos centrada en el hardware que ofreciera solo ahorros únicos obtenidos a través de la reducción de la plantilla de dispositivos.
Lexmark propone una solución avanzada y completa
La propuesta de Lexmark fue mucho más allá de la consolidación, abarcando conceptos avanzados diseñados para ofrecer ahorros continuos, acumulativos y medibles. Estas soluciones incluían servicios de impresión gestionados para garantizar un rendimiento óptimo de la flota de impresión, Lexmark Print Management con Print Release para respaldar las iniciativas de sostenibilidad y reducir el desperdicio al mantener los trabajos de impresión en cola hasta que el propietario del trabajo los libera físicamente, y gestión proactiva de consumibles para automatizar la reposición de cartuchos de tóner.
En el análisis final, el primer proveedor en responder a la RFP, Lexmark, finalmente presentó la mejor y más atractiva solución para Columbia Sportswear y se convirtió en su socio preferido.
Solución
Sumérgete en la infraestructura
Lexmark recopiló datos de uso sobre la infraestructura de producción existente de Columbia, "algo que nunca antes habíamos tenido", dice un gerente senior de Columbia Sportswear.
"Estos números concretos ayudaron en gran medida en el desarrollo y la implementación de nuestro entorno de producción actualizado". El equipo del gerente sénior comprendió que un reemplazo total del entorno de producción de Columbia afectaría a todos los empleados de la sede. "Los usuarios están atados a sus impresoras; Les gusta tenerlos cerca. Íbamos a cambiar eso, por lo que era vital contar con el apoyo de nuestro CIO y COO", dijo. Con el apoyo y la aceptación de los ejecutivos, se asignó a TI la responsabilidad de toda la tecnología de producción, incluidas las fotocopiadoras.
Implementación y ubicación de dispositivos
Con una estrategia de producción firmemente establecida y un socio seleccionado, Columbia Sportswear pasó a la fase de implementación y comenzó a trazar la ubicación de los dispositivos.
Un análisis de su entorno reveló que Columbia Sportswear operaba 176 dispositivos. Sobre la base de las estadísticas de uso y un análisis de las necesidades edificio por edificio, piso por piso, el número total de dispositivos se redujo a 62. Los dispositivos antiguos se reemplazaron por impresoras multifunción de Lexmark que pueden imprimir, copiar, enviar faxes y escanear desde una sola unidad. Todos los dispositivos estaban equipados con la solución de gestión de impresión de Lexmark y una función llamada Print Release que permite a los empleados imprimir en cualquier dispositivo de la red. Los trabajos de impresión se liberan e imprimen una vez que el empleado se autentica en el dispositivo real.
"Creo que probablemente la mayor victoria para nosotros en este proceso, aparte de tener una plataforma estandarizada, fue la liberación segura de la impresión", dice un gerente senior de Columbia Sportswear. "Esta función realmente redujo la cantidad de impresión, el exceso de impresión, que la empresa estaba haciendo. Ya no desperdiciamos papel y tóner en trabajos que nunca se recuperaron".
Print Release también apoyó el enfoque de sostenibilidad de Columbia Sportswear de imprimir menos y mitigó las preocupaciones sobre la impresión de documentos confidenciales en impresoras de red.
"También pudimos ahorrar tiempo al personal de TI en la reasignación de recursos de impresión cuando trasladamos físicamente a un empleado", dice un gerente senior de Columbia Sportswear. "Es una cola de impresión a la que se puede acceder desde cualquier dispositivo Lexmark en cualquier ubicación de Columbia Sportswear. " Con la administración proactiva de consumibles de Lexmark, Columbia Sportswear también ofrece la entrega justo a tiempo de cartuchos de tóner.
Los mensajes de alerta automatizados de tóner bajo se envían automáticamente desde los dispositivos, iniciando un pedido de un cartucho de repuesto que se entrega para ese dispositivo específico. Los cartuchos son recibidos y reemplazados por personal capacitado en cada piso para que el personal de TI no tenga que realizar esas tareas. Se ha eliminado el pedido manual y el almacenamiento de cartuchos.
Resultados
Beneficios de la consolidación
Los beneficios financieros, operativos y medioambientales logrados por Columbia Sportswear han sido inmediatos y espectaculares. A través de la consolidación de productos separados de impresoras, faxes, copiadoras y escáneres en las impresoras multifunción de Lexmark, Columbia Sportswear pudo reducir la plantilla de dispositivos de su flota de producción en un 60 por ciento, con un recorte correspondiente en los modelos de 65 a solo ocho. Los costos generales de producción, incluidos el mantenimiento y los suministros, se redujeron en un 37 por ciento. Los costos de consumibles se redujeron significativamente: el volumen anual de impresión se redujo en casi un millón de páginas y el uso de tóner disminuyó en un 6 por ciento.
El alto directivo y su equipo están avanzando hacia los siguientes pasos en el cambio de imagen de la producción de Columbia Sportswear. Una vez completada la implementación inicial, los proyectos activos incluyen la implementación del conjunto de herramientas de gestión remota de flotas y métricas de rendimiento de Lexmark.
Armado con los números duros del éxito de su sede, el gerente senior está listo para ampliar sus horizontes más allá de la sede de Columbia Sportswear.
Modernización de los sistemas de almacenamiento y distribución
Al asociarse con Lexmark, la compañía ha establecido su mirada en la modernización de sus sistemas de almacenamiento y centro de distribución, incluido el paso a una única plataforma de salida para boletos de selección y albaranes. También está prevista la sustitución de las impresoras de trastienda en las tiendas minoristas de Columbia Sportswear y la modernización del flujo de trabajo de documentos de la empresa. Después de eso, Columbia Sportswear llevará sus esfuerzos a nivel mundial en un esfuerzo por estandarizar su plataforma de producción en 43 ubicaciones en todo el mundo.
Implementación de las mejores soluciones de su clase
Quizás la principal lección que Columbia Sportswear aprendió de la experiencia fue darle a su socio la libertad de recomendar las mejores soluciones de su clase. "Lexmark vino aquí, nos guió y dejó muy claro que estaban en esto a largo plazo. Lexmark demostró que se trataba de una asociación, no solo de una transacción", dice un gerente senior de Columbia Sportswear.
Una de las máximas de Columbia Sportswear es "creemos que todos los caminos conducen a algo que vale la pena". Aunque se refiere al senderismo o a las pistas de esquí y es una metáfora de vivir un estilo de vida saludable, Columbia Sportswear descubrió que su camino de modernización de la flota de producción condujo a varias cosas que valieron la pena: ahorros profundos, menor consumo de papel, eficiencias operativas y mayor respeto por el medio ambiente.
