En todo caso, la pandemia de COVID-19 ha confirmado que las situaciones cambian, a menudo rápidamente. Las organizaciones de todo el mundo han tenido que adaptarse a la evolución de los requisitos, a las demandas cambiantes y a la transformación de la plantilla.
Donde estábamos antes de la pandemia no es donde estamos ahora, ni donde estaremos. Las nuevas circunstancias pueden requerir soluciones diferentes. Para adaptarnos, debemos reevaluarnos a nosotros mismos y a nuestras organizaciones con regularidad.
Lo mismo ocurre con los servicios de impresión gestionados (MPS). ¿Está todo igual que hace un año? Improbable. Es probable que los niveles de dotación de personal hayan cambiado. Es posible que haya abierto, cambiado o cerrado ubicaciones. Tal vez esté utilizando nuevos procesos o tecnologías.
En pocas palabras: Es probable que su evaluación MPS completada anteriormente ya no sea válida. Lo más probable es que su configuración de MPS no esté calibrada para la realidad actual de su organización. La evaluación continua es vital para mantener un ecosistema de impresión y escaneo optimizado.
La fuerza laboral y los lugares de trabajo cambian
Usemos la configuración de trabajo como ejemplo de cómo podrían haber cambiado las cosas. ¿Más empleados trabajan de forma remota?
Incluso antes de la COVID-19, las tendencias mostraban un aumento del trabajo a distancia. El trabajo regular desde casa en Estados Unidos ha crecido un 173% desde 2005, según GlobalWorkplaceAnalytics.comopens in a new tab. La firma de análisis también informó que el 56% de los trabajadores estadounidenses tienen un trabajo que es compatible con el trabajo remoto al menos parte del tiempo y el 80% dice que le gustaría trabajar de forma remota al menos a tiempo parcial.
¿Después del COVID-19? Es probable que haya un repunte significativo en la adopción del trabajo remoto, pronostica la firma de análisis.
¿Cómo se ha adaptado su contratación? ¿Está agregando más empleados remotos o más trabajadores de oficina o de la sede? ¿Estás reclutando para puestos diferentes a los que tenías antes? ¿Ha cambiado su contratación para centrarse en diferentes ubicaciones o geografías? ¿Sus trabajadores remotos eligen ir ocasionalmente a una oficina (una práctica llamada "hoteling")? Las respuestas a estas preguntas y otras tienen un impacto en las operaciones diarias, incluida la forma en que se utiliza su ecosistema de impresión y escaneo.
Incluso si ya ha tenido una evaluación de MPS y asume que su flota está optimizada, es posible que se sorprenda de lo que aprendería con la evaluación continua.
Por ejemplo, el número y los tipos de impresoras y productos multifunción (MFP) que tiene pueden ser muy diferentes de lo que necesita. ¿Tiene demasiados dispositivos A3 grandes, caros e innecesarios , que están sobreconfigurados para la mayoría de las necesidades de impresión, cuando los dispositivos A4 más pequeños y eficientes funcionarían y ahorrarían dinero? ¿Mejoraría la experiencia del usuario final con una solución de impresión fiable que permita a los trabajadores imprimir desde cualquier dispositivo de la empresa? ¿Está todo su ecosistema de MPS, es decir, la flota de impresoras y la infraestructura, configurado de la mejor manera posible? ¿Es la infraestructura de impresión local, incluidos los servidores, la mejor solución para sus necesidades actuales cuando la infraestructura basada en la nube podría simplificar la gestión e impulsar la flexibilidad?
Una nueva evaluación podría ayudar a determinar sus respuestas.
No se salte las evaluaciones continuas
Es posible que no dedique mucho tiempo a pensar en la evaluación, especialmente después de una implementación inicial, pero debería ser una parte vital de cada compromiso de MPS. Una estrategia de MPS sólida incluye evaluaciones exhaustivas continuas de la evolución de sus operaciones de impresión.
La optimización de su ecosistema de impresión y escaneo, incluida la ubicación adecuada de las impresoras multifunción, la infraestructura en la nube frente a la local, etc., es un paso importante para reducir el uso de papel y mejorar los procesos empresariales.
Entendemos que puede ser tentador saltarse la evaluación y pasar a la implementación. No deberías.
Las evaluaciones también suelen revelar activos sobreutilizados o infrautilizados y patrones de uso que han cambiado sin que usted se dé cuenta.
Esta falta de visibilidad puede generar gastos y esfuerzos innecesarios. Una evaluación profesional crea alineación entre el cliente y el proveedor, motiva la toma de decisiones y establece prioridades.
También garantiza el camino más rápido hacia la implementación. Si hace planes basados en lo que cree que sabe sobre su flota solo para descubrir que su información es inexacta, corre el riesgo de una implementación lenta y difícil. Si utiliza datos de una evaluación antigua, la implementación no satisface sus necesidades actuales. Y eso le cuesta tiempo y dinero.
10 preguntas que debes hacer sobre la evaluación
Para aprovechar al máximo el MPS, asegúrese de que su proveedor tenga una sólida experiencia en evaluaciones haciendo estas preguntas:
- ¿Quién llevará a cabo la evaluación? ¿Son expertos en tu sector?
- ¿Cuántas evaluaciones ha completado el proveedor, en general y en su industria?
- ¿Los entregables de la evaluación son específicos de su organización? ¿Reflejan las perspectivas y tendencias de la industria?
- ¿Qué tan exhaustiva es la evaluación? ¿Cubre todo su ecosistema? ¿Evalúa la infraestructura de impresión en la nube frente a la local (servidores, gestión de colas, etc.)?
- ¿Cómo descubre su proceso de evaluación los requisitos únicos de cada parte de su organización?
- ¿Cómo apoya el proveedor los entornos de trabajo modernos y los empleados remotos?
- ¿Qué tipos de herramientas de recopilación de datos y bases de datos se utilizan?
- ¿Utilizará el proveedor los datos y la analítica para impulsar la mejora continua a lo largo de la vida útil de su compromiso?
- ¿Cómo se asignan los consultores a su organización? ¿Están proporcionando una visión verdaderamente experta?
- ¿Puede el proveedor escalar rápidamente para asumir un proyecto en su organización, independientemente de su tamaño o complejidad?