A medida que más empresas utilizan (o piensan utilizar) los servicios de impresión gestionados (MPS) para seguir el camino probado y verdadero de imprimir menos y gestionar la infraestructura de impresión, un camino ampliado está conduciendo a mayores mejoras de procesos para los clientes actuales y futuros de MPS. Este camino está pavimentado con análisis sofisticados que ayudan a mover MPS en nuevas direcciones. Navegar a través de cantidades cada vez mayores de datos requiere un socio que pueda convertir estos datos en un vehículo para el éxito empresarial.
La recopilación de datos conduce el autobús, pero se necesita un guía turístico
El hecho de que existan muchos datos no significa que sean valiosos. La clave es tener datos procesables para su organización específica. Un buen proveedor de MPS hará más que guiarle a través de los datos (como copias, impresiones, escaneos y faxes) recopilados de su flota de impresión. Te ayudarán a identificar los comportamientos que hacen que puntos de datos específicos estén fuera de control, qué significan esos comportamientos para tu negocio y cómo puedes actuar de manera más efectiva sobre la información.
De acuerdo con el Panorama de Servicios de Impresión Gestionados de Quocirca 2015: "A medida que MPS asciende en la cadena de valor y se centra más en ofrecer un impacto estratégico en el negocio, la analítica promete ser el próximo diferenciador clave entre los principales proveedores de MPS".
Dar a los clientes de servicios de impresión gestionados lo que quieren: visibilidad
"Nuestros clientes de MPS buscan una mayor visibilidad de lo que está sucediendo en sus negocios, especialmente en múltiples ubicaciones", dijo Kyle Farmer, vicepresidente de ventas y marketing de Lexmark MPS. "Ya están utilizando MPS para reducir los volúmenes de impresión y gestionar sus flotas, y ahora están preparados para ir más allá del hardware para mejorar los procesos empresariales y los flujos de trabajo".
Estas mejoras comienzan con la recopilación de datos a través de los productos multifunción (MFP) del cliente y la importación de esos datos a un sistema central. Luego, el proveedor de MPS puede analizar los datos para buscar cualquier cosa fuera de las normas. A continuación, se pueden realizar investigaciones adicionales, como entrevistas con empleados clave en las instalaciones del cliente, e informar al cliente. Antes de revisar los análisis, una gran empresa con cientos de ubicaciones puede esperar que todos se vean iguales. Si ese es el caso, se van a sorprender.
"No todos son iguales", dijo Erin Childress, Gerente Senior de Análisis Premium en MPS en Lexmark. "A través de la analítica MPS de próxima generación, podemos ofrecer a los clientes un nivel de visibilidad de sus operaciones que antes no podían obtener. A menudo, en la sede central, tienen una visión de cómo creen que están funcionando las cosas, pero no tienen una forma de validarlo. Poder mostrarles datos y permitirles tomar decisiones basadas en datos les da una forma diferente de abordar el problema. Verán cómo se comportan las diferentes ubicaciones o funciones dentro de su negocio".
¿Están alineadas la estrategia y la ejecución de procesos?
Incluso con los mismos procesos implementados en todas las ubicaciones, la ejecución puede variar. A modo de ejemplo, Lexmark trabajó con un importante minorista para descubrir inconsistencias en los procesos de las tiendas. Los datos indicaron que la producción combinada de copias de este minorista desde la sede central y las tiendas fue el doble del nivel de sus pares. Es más, la producción de las tiendas fue en realidad tres veces superior a la norma del sector. ¿Por qué sucedía esto?
Lexmark investigó más a fondo y descubrió que este minorista contrata a 80,000 trabajadores estacionales al año y los incorpora en las tiendas. Gran parte de la información de los nuevos empleados tuvo que transferirse de las tiendas a una ubicación central de escaneo. Al concentrarse en una de las tiendas y realizar entrevistas en persona con los gerentes y empleados clave, Lexmark descubrió que el gerente de la tienda estaba haciendo copias de seguridad de la documentación de los nuevos empleados porque, según ella, el escaneo central siempre perdía documentos; El escáner central negó que esto estuviera sucediendo. Al carecer de visibilidad para todo esto, la sede asumió que todo funcionaba correctamente.
"Pudimos proporcionar una solución que realmente elimina todas esas copias utilizando la impresora multifunción de la tienda como punto de captura", dijo Childress. Ahora los documentos se escanean directamente en el repositorio de red, lo que inicia el flujo de trabajo de incorporación de empleados desde la impresora multifunción de la tienda, en lugar de que cada tienda haga copias y las envíe en cajas al escaneo central. Los beneficios incluyen menos desperdicio de papel y tóner, menos retrasos en el procesamiento y reducción en los costos de mensajería y almacenamiento.
Tomando el camino de las hojas de cálculo a la información sobre el comportamiento
Como se indica en el Panorama de Servicios de Impresión Gestionados de Quocirca 2015: "Quocirca cree que aprovechar la analítica respaldada por una sólida experiencia en la industria será clave para impulsar nuevos niveles de conocimiento e innovación en todos los compromisos de MPS a largo plazo".
Algunos de estos conocimientos provienen del análisis de datos de MFP, que podrían incluir más de 150 métricas. Dado que los grandes volúmenes de fax, copia e impresión suelen ser indicadores de procesos manuales, el proveedor de MPS debe preguntarse por qué suceden estas cosas para identificar oportunidades de optimización de procesos.
"Estamos dando a los clientes información procesable, no solo una hoja de cálculo sobre 2,000 tiendas y cómo se comportaron. Les ayudamos a entender qué comportamientos están ocurriendo en esas tiendas", dijo Childress. "Vamos a reducirlo, encontrar esa aguja en un pajar y atacar el problema".
Llegar al destino
Con tantos datos recopilados todos los días, los clientes inteligentes trabajarán con un socio de servicios de impresión administrados que ofrezca más que un montón de estadísticas. Los proveedores de MPS deben estar dispuestos a proporcionar a los clientes la información analítica que optimice los procesos para beneficiar el resultado final.