Kuehne + Nagel

CAS DE RÉUSSITE

Grâce aux solutions de Lexmark, Kuehne + Nagel parvient à diminuer le stockage de papier et à indexer 2 millions de documents par année

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Kuehne + Nagel

EMPRESA

Fundada en 1890, Kuehne + Nagel es el más importante expedidor de carga marítima y líder mundial en transporte de mercancías por vía aérea y logística de contratos.

INDUSTRIAS

Fabrication

PRODUCTOS

Gestion de flux de travaux et de processus, Imprimantes et imprimantes multifonctionnelles, Services gérés d’impression

UBICACIONES

1,000

PAÍSES

100

EMPLEADOS

1,300

Le défi

Dans ses installations de Southaven, Kuehne + Nagel offre des services de logistique contractuelle à des dizaines de clients, dont Lexmark. En plus d’assurer la réception de marchandises entrantes et l’expédition de marchandises sortantes, le personnel de Southaven fournit des services à valeur ajoutée, comme des imprimantes Lexmark personnalisées pour des commandes particulières de clients, et veille à ce que les configurations du matériel pour les comptes du gouvernement fédéral et de l’Armée soient conformes aux normes spéciales. Le suivi des expéditions et des tâches de service génère plus de 2 millions de pages imprimées par année (bordereaux, connaissements, bordereaux de marchandises, factures commerciales, etc.).

Prise en charge du stockage de la montagne de documents

« Toute cette paperasserie doit être stockée physiquement par date et par transporteur, au cas où une réclamation serait émise ou un audit demandé », a déclaré Jonathan Keathley, gestionnaire de projets TI. « Nous entreposons tous ces papiers dans des boîtes Bankers Boxes® empilées sur des palettes. »

D’après Len Sokaloski, directeur général du centre de distribution de Southaven, le processus de gestion de cette montagne de documents était très chronophage. Chaque jour, une grande variété de documents entrants et sortants étaient rassemblés et classés pour toutes les réceptions et expéditions. « Et en très peu de temps, on se retrouve avec plus de deux millions de documents par année. »

Submergé par cet océan de papier, le premier transporteur maritime au monde s’est mis en quête d’une solution de modernisation des flux de travail qui pourrait abolir la majorité de ses impressions en mettant en place le stockage électronique de ses documents dans une base de données pouvant être interrogée en ligne.

Kuehne + Nagel était déjà un client établi de longue date de Lexmark, et disposait de la technologie standardisée d’impression et d’impression multifonctionnelle de Lexmark dans l’ensemble de ses sites aux États-Unis. En fait, Kuehne + Nagel avait également choisi Lexmark comme fournisseur de services gérés d’impression, et, aujourd’hui, Lexmark continue de fournir les services suivants à Kuehne + Nagel partout aux États-Unis : gestion du cycle de vie des actifs, gestion proactive des consommables, gestion des pannes/réparations et du centre d’assistance, et services de formation et de maintenance. Avec une infrastructure d’impression standardisée et optimisée d’imprimantes et d’appareils multifonctionnels de Lexmark déjà en place, Kuehne + Nagel n’a pas eu à chercher un expert de la rationalisation des flux de travail papier. « Grâce à notre partenariat avec Lexmark, nous avons pu identifier une solution pour les documents entrants et sortants pour l’indexation électronique », a déclaré M. Keathley.

La solution

En collaboration avec Lexmark, Kuehne +Nagel a analysé ses processus d’exploitation pour repérer les occasions de réduction des impressions, de mise en place de flux de travail numériques et de numérisation des documents papier entrants pour l’archivage électronique. À la suite de cette analyse, l’entreprise a installé la solution de gestion des documents de logistique de Lexmark.

Kuehne + Nagel utilise la solution pour créer des versions électroniques de ses formulaires papier, soumettant ces formulaires électroniques à ses collaborateurs et clients aux fins d’approbation. Les documents entrants sont numérisés sur des appareils multifonctionnels de Lexmark, ils sont alors dotés d’un code à barres identificateur unique et indexés dans le dépôt de documents de Kuehne + Nagel. Les documents sortants générés par le nouveau flux de travail se voient aussi ajouter un code à barres avant d’être indexés.

Amélioration du service à la clientèle et accroissement de la productivité

Après que les chauffeurs ont imprimé et signé les connaissements, les documents sont numérisés et indexés, garantissant ainsi que l’accord de chaque chauffeur peut être vérifié en quelques secondes seulement. La récupération du document se fait désormais en quelques secondes. Dorénavant, les employés de Kuehne + Nagel règlent directement les réclamations des clients au téléphone, ce qui constitue une amélioration majeure par rapport à l’ancien processus qui consistait à récupérer manuellement les documents de l’entrepôt de stockage. « Grâce à Lexmark, nous avons pu accroître notre productivité », a déclaré M. Keathley.

Kuehne +Nagel tire également parti des solutions de formulaires électroniques et de flux de travail de Lexmark pour créer des formulaires d’autorisation pour surveiller l’inventaire. La solution permet d’assurer le suivi des approbations numériques et des signatures et de simplifier les processus de réclamation, d’enquête et d’audit.

Travailler avec Lexmark nous a aidés à surmonter les obstacles et à créer une solution productive qui améliore l’environnement de notre entrepôt et rationalise les opérations.

Jonathan Keathley Gestionnaire de projets TI, centre de distribution de Southaven, Kuehne + Nagel

De plus, les mêmes appareils multifonctionnels de Lexmark permettant la mise en place de solutions logicielles sophistiquées offrent aussi l’impression à la demande, même sur des supports complexes. Ainsi, Kuehne +Nagel peut imprimer des étiquettes, des fiches d’installation et des guides d’utilisateur au sein de l’entreprise, pour une flexibilité accrue et des économies encore plus substantielles.

Les résultats

Réduction des impressions de connaissement de 50 %

Le site de Southaven de Kuehne + Nagel a vu ses impressions de connaissement réduites de 50 %. Le nouveau flux de travail est également la solution idéale en cas d’audit. « Aujourd’hui, nous pouvons récupérer instantanément chaque document et le consulter à l’écran », a déclaré M. Keathley. Des codes à barres sont apposés sur plus de deux millions de documents qui sont ensuite indexés électroniquement chaque année dans les installations de Southaven, ce qui permet à l’entreprise de progresser sur la voie de son initiative en faveur de l’environnement.

Bien que la réduction de la consommation de papier constituait un facteur facilement quantifiable pour la sélection de la solution de Lexmark, la rapidité avec laquelle Kuehne + Nagel répond désormais aux demandes est peut-être l’avantage le plus important. « Notre délai de traitement de la récupération de documents s’est grandement accéléré, passant de quelques heures à quelques minutes », a déclaré M. Sokaloski. « Et ces documents ne sont pas seulement accessibles par Kuehne + Nagel. Nos clients peuvent aussi les consulter. »

Réalisation d’un million de dollars d’économies et réduction de l’impression d’un million de pages

Les solutions de Lexmark permettent également d’augmenter la productivité dans d’autres domaines de l’entrepôt, notamment la surveillance de l’inventaire. « Avec l’utilisation des formulaires électroniques, nous avons éliminé les processus qui consommaient beaucoup de papier dans tout l’entrepôt », a confié M. Keathley. Ces résultats et ces économies viennent s’ajouter aux économies annuelles de plus d’un million de dollars, réalisées avec l’engagement des SGI. La mise en place des services gérés d’impression a également permis de réduire les impressions de 1,1 million de pages par année pour l’entreprise.

Comptant déjà parmi les entreprises les plus respectées au monde, Kuehne + Nagel a trouvé un nouveau moyen d’améliorer la productivité et les niveaux de service en optant pour une solution d’un de ses clients de longue date, Lexmark. « Travailler avec Lexmark nous a aidés à franchir des obstacles et à créer une solution productive qui améliore l’environnement de notre entrepôt et rationalise les opérations », a déclaré M. Keathley.

Notre délai de traitement de la récupération de documents s’est grandement accéléré, passant de quelques heures à quelques minutes. Et ces documents ne sont pas seulement accessibles par Kuehne + Nagel. Nos clients peuvent aussi les consulter.

Len Sokaloski directeur général, centre de distribution de Southaven, Kuehne + Nagel

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