Meydan okumak
Herhangi bir şirkette kağıt tüketimini azaltmak hem çevreye hem de kurumsal kârlılığa fayda sağlar. Yüz milyonlarca sayfa ile uğraşan sigorta şirketleri için avantajlar daha da belirgindir. Elektronik belge ve formlara geçerek, kayıt depoları ortadan kaldırılabilir, belge işleme ve alma neredeyse anında gerçekleşir ve hasar veya yanlış dosyalamadan kaynaklanan kayıplar ortadan kaldırılır. Daha da derin olanı, elektronik belge işlemenin müşteri hizmetleri ve çalışan verimliliği üzerindeki olumlu etkisidir.
Konsolidasyon ihtiyacı
Unum, Lexmark'ın çok işlevli ürünlerini (MFP'ler) birkaç yıl önce standart hale getirmişti ve bu ürünler genel merkezinin ve saha konumlarının tamamına kurulmuştu. Unum'un Yazılım Geliştirme Direktörü Russell Dover, "O zamanlar, ayrı yazıcılar, fotokopi makineleri, fakslar ve tarayıcılar sorununu ve bununla ilgili tüm bakım sorunlarını çözmek istiyorduk" dedi.
"Nihayetinde, arzumuz çok işlevli tek bir cihazda konsolide olmaktı." Unum, çalışanların yazdırabileceği, kopyalayabileceği, faklayabileceği ve tarayabileceği kiosk alanları kurdu. MFP'ler kurulduktan sonra, Dover ve ekibi, Lexmark'ın yerleşik çözümler çerçevesini (eSF) kullanarak, Unum'un kendi BT personeli tarafından özelleştirilen karmaşık belge yönlendirme iş akışı uygulamalarını çalıştırmak için Lexmark MFP'leri güçlendirmenin uzun vadeli potansiyelini gördü. Unum, her gün gelen bir yığın kağıt belgeyi işlerken karşılaştığı zorlukları ve artan maliyetleri belgeleyerek mevcut ortamının envanterini çıkardı. Unum, önemli tasarruflar elde etmeye, kağıdı ortadan kaldırmaya ve belge işlemeyi personeli için daha da kolaylaştırmaya kararlıydı.
Artan belge depolama maliyetleri
Unum Group, Lexmark MFP'leri için iş süreçlerini dönüştürmeye yardımcı olan özel uygulamalar oluşturuyor. Bu projelerden biri, yılda 6,1 milyon faks Unum işlemini hedef aldı. Saha ofislerine gelen evraklar genel merkeze fakslandı, ancak şubeler de orijinalleri genellikle on yıllarca saklamak zorunda kaldı. Karargah da bir kopyasını kaydetti. Dover, depolama maliyetlerinin artmasıyla birlikte, nadiren başvurulan milyonlarca sayfayı dosyalama masrafının artık haklı olmadığını söyledi. "Ofis alanını azaltabilmek, dosyaları olduğu gibi tutabilmek ve herhangi bir yerden evrensel olarak erişilebilir hale getirebilmek için kağıt belgeleri elektronik forma dönüştürmek istedik."
Eskiyen düzinelerce tek işlevli bağımsız faks makinesinin gerektirdiği analog telefon hatlarının maliyetleri artmaya devam ettikçe, faksların kalitesi ve okunabilirliği düşmeye devam etti. Aynısı şirketin ağa bağlı olmayan fotokopi makineleri için de geçerliydi.
Uzun işlem süreleri
Unum ayrıca, belgeleri saha ofislerinden genel merkeze postalamak yerine işlenmek üzere elektronik olarak yönlendirerek talep işlemeyi hızlandırmak istedi ve bu da işlem süresini uzattı. Dover ve ekibi, Lexmark MFP'lerde çalışacak özel uygulamalar geliştirilebilseydi, süreç iyileştirme olasılıklarının neredeyse sonsuz olduğunu biliyordu.
Çözüm
Unum, Lexmark'ın Yazılım Geliştirme Kiti'ni (SDK) satın aldı. Geliştiricilerin, herhangi bir Lexmark MFP'deki e-Görev arayüzünden yürütülebilen iş uygulamaları için özel Java komut dosyaları yazmalarına olanak tanır. SDK, Unum'un BT personeline, şirketin OpenText® RightFax® sunucuları ve diğer iş sistemleriyle doğrudan arayüz oluşturan karmaşık iş akışlarını tasarlamak ve uygulamak için ihtiyaç duyduğu platformu sağladı ve bunların tümü, her MFP'nin e-Görev dokunmatik ekranına eklenen özel simgelerden tetiklendi.
Esnek bir geliştirme aracı
"Lexmark'ın yazılım geliştirme araçlarının ve yerleşik çözümlerinin esnekliği ve sağlamlığının, diğer üreticilerin paketlerinden önemli ölçüde daha fazla öne çıktığı bizim için açıktı. Bu esneklik, Lexmark MFP'lerimizi alıp işimizin tamamen özelleştirilmiş bir uzantısı haline getirmemize olanak sağladı," diyor Dover. "Gereksinimlerden testlere kadar saatler içinde yeni bir uygulama yazabiliyoruz. Diğer çözüm paketleriyle günler sürebilir ve sonunda fedakarlık yapmak veya taviz vermek zorunda kalabiliriz. Lexmark yazılımıyla bunu yapmak zorunda değiliz."
Faks işleminin yeniden yapılandırılması
Unum ilk olarak, harici fakslar için tek bir kuyruk kullanırken dahili şirket fakslarını ağ içinde tutan merkezi bir noktaya faksları ağ üzerinden yönlendirmek için faks prosedürlerini yeniden tasarlamaya başladı. Üç aylık bir süre içinde Unum, 1.500 bağımsız faks makinesinin ve analog telefon hattının yarısını emekliye ayırdı ve geçişin geri kalanını sadece 30 gün içinde tamamladı.
Dover, "Konuma bağlı olarak, her bir analog hat ayda 35 ila 50 dolar arasında artı uzun mesafeli kullanım arasında çalışacak ve bu işlemle herhangi bir analog hattımız yok" dedi. "Her şeyi tek bir yerden yürütüyoruz ve bu tek yerden uzun mesafe ücretlerinden yararlanıyoruz. Faks hacmimizin yaklaşık %10'unun şirket içinde olduğunu tahmin ediyoruz. Bu, otomatik olarak teslim ettiğimiz için aslında hiçbir zaman bir numarayı çevirmeyen 600.000 faks anlamına gelir. Oradaki maliyet tasarrufu gerçekten çok önemli."
Otomatik belge yönlendirme ve alma
Daha sonra Unum, talep işlemlerini elden geçirdi. Dover, "Bir kullanıcı, Lexmark cihazında bir belgeyi tarayabilir ve otomatik olarak poliçe numarası veya talep sahibi bilgileri gibi taleple ilgili sorular sorar" dedi. Dover, "Kullanıcıya, belgeyi taradıkları sırada bu bilgileri soruyoruz, böylece bir giriş kuyruğuna gitmek ve başka birinin o belirli öğeye bakmasını sağlamak yerine otomatik olarak bir uzmana yönlendiriliyor" dedi. Bu yaklaşım zamandan ve paradan tasarruf etmek ve müşteri memnuniyetini artırmaktır.
Unum ayrıca Lexmark'ın E-postaya Tara özelliğini özelleştirerek, tam bir adres girme ihtiyacını daha hızlı kullandıkça yazılan kısmi adres aramasıyla değiştiriyor. Şirket ayrıca varsayılan iş akışını da yeniden tasarladı. Dover, "Taranmış bir belgeyi başka bir Unum çalışanına gönderirken, asıl belgeyi e-postayla göndermek yerine, yalnızca bir bağlantı gönderiyoruz" dedi. Bu, çalışanların tek tek posta kutuları dolmadan belgeleri paylaşmasına olanak tanır.
Dover, "Artık Lexmark paketi aslında günlük işlerin ayrılmaz bir parçası haline geldi, öyle ki kullanıcılarımız ona güveniyor ve yaptıkları hemen hemen her şey için ona güveniyorlar" dedi.
Lexmark Yazdırma Sürümünü Uygulama
Faks ve talep işlemlerinin yanı sıra diğer birçok projenin tamamlanmasının ardından Unum, yazdırma işlerini kuyruğa alan ve yalnızca iş sahipleri herhangi bir Lexmark cihazında kimliklerini doğruladığında serbest bırakan bir çözüm olan Lexmark Yazdırma Sürümü'nü kullanmayı planlıyor. Kimlik doğrulama için bir çalışan rozeti kullanan Print Release, gizli işlerin yalnızca belge sahibi varken yazdırılmasını garanti eder. Ayrıca, baskı ve teslim alma arasındaki zaman farkını ortadan kaldırarak unutulan işlerin birikmemesini sağlayarak kağıt ve toner israfını önler. Belirli bir zaman dilimi içinde yazdırılmayan işler kuyruktan otomatik olarak silinir. Unum, sadece Lexmark'ın Yazdırma Sürümü çözümünü kullanarak yazdırma oranını yüzde 15'e kadar azaltmayı hedefliyor.
Sonuç -ları
Yılda yaklaşık 1 milyon ABD doları maliyet tasarrufu sağlıyor
Unum'un faks iş akışlarının faydaları hemen ve çarpıcıydı. 1.500 faks makinesi için gereken analog telefon hatları gitti ve hat başına aylık 45 ABD Doları ücret artı yıllık yaklaşık 1 milyon ABD Doları olan uzun mesafe ücretlerinden tasarruf edildi. Fakslar artık ağ ve Unum'un faks sunucusu üzerinden yönlendiriliyor ve hedef faks makinelerine yapılan çağrılar en düşük maliyetli tek bir konumdan yapılıyor. Görüntü kalitesi iyileştirildi ve artık her faksın kendi denetim izi var. Unum çalışanlarının bir şirket konumundan diğerine gönderdiği fakslar için - tüm faks trafiğinin yüzde 10'u - yönlendirme tamamen ağ içinde yer alır ve faks sunucusundan gelen dış aramaları ortadan kaldırır. Dover, "Bu, yılda 600.000 faksı dahili olarak ele aldığımız anlamına geliyor, bu da önemli bir maliyet tasarrufu sağlıyor" dedi. "Kalite, performans ve güvenilirlik muazzam bir şekilde gelişti."
Lexmark ile iş ortaklığı oluşturma
Dover için bu yeni geliştirme yollarının açılması, Lexmark teknisyenlerinin sağladığı yüksek düzeyde destek sayesinde etkili oluyor. Dover, "Lexmark gelip bizimle oturup sorunlarımızı dinlemeye, ihtiyaçlarımızın ne olduğunu, vizyonumuzun ne olduğunu dinlemeye ve ardından temel olarak doğru kişilerin gelip sorunu çözmemize yardımcı olmalarını sağlamaya son derece istekliydi" dedi. "Lexmark, bilgi paylaşmaya ve bir müşteri olarak ortaya koyduğumuz fikirleri benimsemeye çok açık olmuştur. Bu aslında sadece hesap yöneticisiyle değil, Lexmark'taki bazı üst düzey yöneticilerle de daha iyi ilişkiler kurdu. Bazı müşteriler büyük şirketlere önerilerde bulunacak ve bu gerçekten sağır kulaklara gidiyor ve Lexmark örneğinde bu gerçekten ciddiye alınan bir şeydi ve sadece sözlerle değil, eylemlerle de karşılaştık."