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Dezentrales Scannen

Zentrales Scannen bietet Behörden die Möglichkeit, ältere Unterlagen und aktuelle Papierdokumente in ein elektronisches Format zu konvertieren, um sie jederzeit für die betroffenen Personen bereitstellen und effizienter archivieren und verwalten zu können. Da neue Dokumente und angehängte Informationen zunächst erstellt und danach zu der bereits existierenden elektronischen Datei hinzugefügt werden müssen, sind zentralisierte Scanverfahren und Infrastrukturen kostspielig und ineffizient. Lexmark hat daher über seine intelligenten Multifunktionsgeräte den dezentralen Scanprozess eingeführt, um eine effiziente Methode zur Erfassung von Papierdokumenten und Informationen in einem elektronischen Format zu ermöglichen, so dass diese neuen Dokumente in den Ordner des bereits vorhandenen elektronischen Datensatz eingefügt werden können.

Dezentrales Scannen bietet die folgenden Vorteile:

  • Geringere Betriebskosten
  • Schnellerer Zugriff auf gescannte Informationen durch die gesamte Organisation
  • Vermeidung der Kosten für den Versand der zu scannenden Dokumente
  • Beseitigung der Outputausgaben in allen Organisationen
  • Geringere Anzahl von Geräten, die in jedem Büro benötigt werden
  • Höhere Genauigkeit der Metadaten