Desde el punto de vista normativo y del flujo de trabajo, la información impresa sigue desempeñando un papel importante en el sector financiero. Según la firma de análisis IDC, el 53% de los procesos de flujo de trabajo financiero involucran la impresión. Sin embargo, muchas organizaciones no cuentan con suficiente seguimiento de impresión e impreso, especialmente para los empleados que pueden alternar entre el trabajo en casa y el trabajo en la oficina.
A medida que avanzamos hacia el trabajo híbrido, el desafío es cómo crear un entorno de TI seguro que proteja a los clientes y los datos confidenciales en poder de las organizaciones financieras, independientemente de si residen en formato digital, impreso o ambos. Esto significa que se deben poner en marcha soluciones tecnológicas sólidas y seguras para protegerse de cualquier futuro evento global de Cisne Negro, lo que todos los expertos dicen que es probable.
Un aspecto de la seguridad que a menudo se pasa por alto son los dispositivos de impresión inteligentes. A lo largo de los años, estos se han vuelto más inteligentes y contienen cada vez más información que se almacena a través de una red o en la propia impresora. El problema es que, como trabajamos desde casa durante la pandemia, las impresoras de oficina rara vez se utilizaban, lo que provocaba que el mantenimiento programado se retrasara o se perdiera. Esto puede dejar los dispositivos en red abiertos a ataques o compromisos.
Los dispositivos de impresión inteligente basados en la oficina pueden ser un riesgo para la seguridad si no están debidamente protegidos con actualizaciones periódicas de firmware y carecen de configuraciones de control de acceso para evitar que los documentos confidenciales sean vistos por las personas equivocadas.
Existe un desafío similar para las organizaciones que proporcionan al personal dispositivos de impresión para usar en casa. La recopilación de información sobre estos dispositivos a través de una auditoría cuando se encuentran fuera de las instalaciones es una tarea logística más difícil que para los dispositivos de oficina y, por lo tanto, requiere una solución tecnológica cuidadosamente pensada.
Lexmark trabaja con la solución innerActiv basada en la nube de OnGuard System para proporcionar una visión completa del uso de los documentos y el riesgo de comportamiento para evitar fugas de datos maliciosas o accidentales a través de copias digitales o impresas. innerActiv puede monitorear todos los archivos a los que se accede, que se envían a imprimir desde el punto final a cualquier impresora o que se manejan en la propia impresora. El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) también se puede utilizar para marcar cualquier palabra o frase clave que pueda hacer que un artículo impreso individual sea motivo de preocupación. Por ejemplo, innerActiv podría detectar y alertar si un usuario:
- Accedió a una cantidad inusualmente grande de información de la cuenta del cliente durante un tiempo determinado
- Información de cuenta impresa de un dispositivo doméstico no aprobado
- Impresión de un documento directamente desde un dispositivo MFP, sin pasar por la red
- Escaneó o copió un documento seguro, creando copias impresas adicionales o guardando una nueva copia digital
Las reglas de trabajo desde casa han acelerado la transformación digital en la industria financiera, pero a medida que continuamos la transición hacia una nueva forma híbrida de trabajo, la seguridad de la impresión debe ser parte de la estrategia.