El poder de la tecnología
¿Por qué es tan beneficioso el enfoque tecnológico de Managed Print Services?
La definición de Managed Print Services (MPS) es, en pocas palabras, la siguiente: Servicios ofrecidos por un proveedor externo para optimizar o gestionar la producción de documentos de una empresa. Esto parece sencillo, pero si un proveedor externo proporciona MPS a través de mano de obra o tecnología puede repercutir enormemente en los resultados.
Vamos a tomar el mantenimiento y la asistencia como ejemplo. Muchos proveedores de MPS dependen en gran medida de una amplia plantilla de técnicos de mantenimiento. Si su impresora o producto multifunción (MFP) se rompe, les llama y ellos lo arreglan. Con un gran equipo de técnicos, alguien puede acceder a él rápidamente. Este enfoque basado en mano de obra funciona, pero tiene inconvenientes: molestos retrasos e interrupciones para usted, su plantilla y sus usuarios. Asimismo, en algunas circunstancias, es posible que tener un técnico de mantenimiento en las instalaciones no sea lo deseado o aconsejable.
En general, con un enfoque basado en mano de obra, debe experimentar un fallo antes de tomar una medida correctiva. El proceso comienza después de que el dispositivo haya presentado un problema.
Arréglelo antes de que se averíe
Existe una manera mejor: Con un enfoque basado en tecnología, no en mano de obra, el proceso comienza antes de que el dispositivo presente un problema.
El enfoque basado en tecnología de Lexmark utiliza la inteligencia artificial (IA) y el soporte predictivo para anticipar y evitar posibles problemas antes de que se produzcan. También ofrece una entrega de consumibles puntual basada en el uso real, no en configuraciones bajas predeterminadas. No tiene que introducir un ticket, llamar al servicio de asistencia o realizar un pedido. El sistema lo hace por usted, de modo que elimina la carga de su equipo de TI. Además, podemos solucionar muchos problemas de forma remota.
Este enfoque ha demostrado ser muy satisfactorio. Al gestionar nuestro hardware activamente, Lexmark predice los fallos antes de que se produzcan y resuelve rápidamente los problemas. Esto aumenta la disponibilidad de la tienda, que para nosotros es la medida principal.
Uso de datos para la obtención de información procesable
Tal vez sea lo más importante, el enfoque basado en la tecnología obtiene recompensas de estos datos (algo que un enfoque basado en la mano de obra no puede realizar) especialmente cuando puede utilizar el Internet de las Cosas (IoT).
"Las organizaciones están utilizando IoT para obtener ventajas competitivas en el mercado mediante modelos de negocio disruptivos y experiencias de clientes únicas", según la empresa de análisis IDC1.
Piense en todos los dispositivos actuales que se conectan como parte del IoT. La cantidad es enorme y está en crecimiento: La empresa de análisis Quocirca calcula que en 2025 habrá 80 000 millones de dispositivos conectados a IoT de forma escalonada2.
Esto incluye los dispositivos Lexmark. Nuestras impresoras y MFP con compatibilidad con IoT están cargadas con sensores que supervisan de forma continua cientos de puntos de datos que incluyen alertas, diagnósticos internos y el funcionamiento interno de los dispositivos. Tanto si es consciente de ello como si no, su ecosistema de impresión y digitalización puede ser una fuente rica en datos sobre la forma en la que funciona su organización.
Según IDC, “Los análisis de datos... se convertirán en un diferenciador clave para los proveedores de servicios que deseen ampliar los MPDS (servicios de documentación e impresión gestionados) a áreas que se ocupen de un mayor valor empresarial estratégico".3
Mediante un enfoque basado en la tecnología arraigado en IoT, inteligencia artificial y análisis interactivos, Lexmark puede analizar los datos recopilados en el ecosistema de impresión y digitalización para encontrar tendencias de uso e incoherencias, cuellos de botella en los procesos, ineficiencias de los costes, desechos, riesgos de seguridad y mucho más.
Colaboramos con usted para desvelar valiosas perspectivas procesables y habilitar la transformación digital de su organización. El análisis de los datos, que conduce a información procesable, es lo que nos diferencia.
10 preguntas sobre un enfoque basado en tecnología
Para aprovechar el enfoque de MPS basado en tecnología, pregúntele a su proveedor lo siguiente:
- ¿Cómo está incorporando el Internet de las cosas (IoT) en su servicio?
- ¿Cómo puede ayudarme a emplear menos tiempo en tareas relacionadas con la impresión?
- ¿Cuál es el porcentaje de arreglos a la primera en mi conjunto de dispositivos?
- ¿Con cuánta frecuencia pueden resolver problemas antes de que mis dispositivos presenten fallos?
- ¿Con cuánta frecuencia pueden resolver problemas de forma remota sin tener que enviar a un técnico?
- ¿Puedo ver las métricas de rendimiento en tiempo real?
- ¿Puedo ver la información global de mi ecosistema de impresión y digitalización en un solo panel?
- ¿Cómo reducen el número de intervenciones en los dispositivos de impresión?
- ¿Qué clase de datos reúnen de mi conjunto de dispositivos?
- ¿Cómo beneficiarán estos datos a mi organización?
¿Está preparado para un enfoque de MPS basado en tecnología?
1 IDC, FutureScape: Worldwide Imaging, Printing, and Document Solutions and 3D Printing 2020 Predictions, octubre de 2019
2 Quocirca, Dominando IOT: la oportunidad de big data para los fabricantes de impresión, agosto de 2019
3 IDC Worldwide and U.S. Managed Print and Document Services and Basic Print Services Forecast Update, 2019-2023, por Robert Palmer, marzo de 2020