Cambio de puestos y personal de trabajo
Vamos a utilizar la configuración de trabajo como un ejemplo de cómo pueden cambiar los aspectos. ¿Tiene más empleados trabajando de forma remota?
Incluso antes de la COVID-19, las tendencias mostraban cómo el trabajo remoto iba en aumento. En Estados Unidos, el trabajo normal desde casa ha crecido en un 173 % desde el año 2005, según GlobalWorkplaceAnalytics.comse abre en una pestaña nueva. La empresa de análisis también informó de que el 56 % de los trabajadores de EE. UU. tiene un trabajo que es compatible con el trabajo remoto como mínimo una parte del tiempo y al 80 % les gustaría trabajar de forma remota, por lo menos de forma parcial.
¿Y después de la COVID-19? La empresa de análisis predice que seguramente haya un aumento importante en la adopción del trabajo remoto.
¿Cómo se adaptó la contratación? ¿Va a añadir más empleados remotos o más trabajadores presenciales en la oficina o en la sede? ¿Está reclutando roles distintos a los que había antes? ¿Ha cambiado su proceso de contratación para centrarse en distintas ubicaciones o geografías? ¿Los trabajadores remotos han decidido ir a la oficina presencialmente de forma puntual (práctica conocida como "hoteling")? La respuesta a estas y otras preguntas tienen impacto en las operaciones diarias, que incluyen la forma en que se usa su ecosistema de impresión y digitalización.
Incluso si ya ha realizado una evaluación de MPS y ha dado por hecho que su flota está optimizada, podría sorprenderse de lo que se aprende realizando evaluaciones de forma continua.
Por ejemplo, la cantidad y los tipos de impresoras y productos multifunción (MFP) de los que dispone podrían ser muy distintos de los que necesita. ¿Dispone de demasiados dispositivos A3 grandes, caros e innecesarios , que tienen configuraciones demasiado elevadas para la mayoría de necesidades de impresión, cuando dispositivos A4 más eficientes y pequeños harían la misma función además de ahorrarle dinero? ¿La experiencia del usuario final mejoraría con una solución de impresión fiable que permita a los trabajadores imprimir desde cualquier dispositivo de la empresa? ¿Está su sistema de MPS entero (es decir, la flota de impresoras y la infraestructura) configurado de la mejor forma posible? La infraestructura de impresión local de los centros, que incluye los servidores, ¿es la mejor solución a sus necesidades actuales cuando una infraestructura basada en la nube podría simplificar la gestión e impulsar la flexibilidad?
Una nueva evaluación podría ayudarle a determinar sus respuestas.
No omita las evaluaciones continuas
Es posible que no dedique mucho tiempo a pensar en las evaluaciones, especialmente tras una implementación inicial; pero deberían ser una parte fundamental de cualquier compromiso MPS. Una estrategia de MPS sólida incluye evaluaciones continuas exhaustivas de sus operaciones de impresión en constante evolución .
La optimización de su ecosistema de impresión y digitalización (que incluye la ubicación adecuada de los MFP, la infraestructura local frente a la nube, y más) es un paso importante a la hora de reducir el uso del papel y mejorar los procesos empresariales.
Comprendemos que puede resultar tentador omitir la evaluación y pasar directamente a la implementación. No debería hacerlo.
A menudo las evaluaciones también revelan recursos que se utilizan demasiado (o demasiado poco) y patrones de uso que han cambiado sin que se dé cuenta.
Esta falta de visibilidad puede conducir a gastos y esfuerzos innecesarios. Una evaluación profesional crea una alineación entre el cliente y el proveedor, motiva la toma de decisiones y establece prioridades.
También garantiza el camino más rápido a la implementación. Si planea en función de lo que cree que sabe acerca de su flota solo para descubrir que su información no es precisa, se arriesga a realizar una implementación difícil y lenta. Si utiliza datos de una evaluación anterior, la implementación no cumple con sus necesidades actuales. Y esto le cuesta tiempo y dinero.
10 preguntas que hacer sobre la evaluación
Para sacar el máximo rendimiento de un MPS, asegúrese de que su proveedor tiene experiencia fiable en evaluaciones mediante estas preguntas:
- ¿Quién realizará la evaluación? ¿Son expertos en el sector?
- ¿Cuántas evaluaciones ha realizado el proveedor, en general y en el sector?
- ¿Los documentos de evaluación son específicos para la organización? ¿Reflejan información y tendencias del sector?
- ¿Cuán exhaustiva es la evaluación? ¿Cubre todo su ecosistema? Evalúa la infraestructura de impresión local frente a la nube (servidores, gestión de colas, etc.)?
- ¿Cómo arrojará luz el proceso de evaluación sobre los requisitos únicos de cada parte de su organización?
- ¿Cómo proporciona asistencia el vendedor a los entornos de trabajo modernos y a los empleados remotos?
- ¿Qué tipos de herramientas de recolección de datos y bases de datos se utilizan?
- ¿El proveedor utilizará datos y análisis para impulsar una mejora continua a lo largo de la vida útil de su compromiso?
- ¿Cómo se asignan los consultores a su organización? ¿Proporcionan conocimientos verdaderamente expertos?
- ¿El vendedor puede escalar rápidamente para asumir el proyecto de la organización, independientemente de su tamaño o complejidad?
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