Vertragsmanagement für Behörden

Effiziente Vertragsprozesse sind für die Behörden entscheidend, um gute Leistungen für die Bürger zu erbringen. Lexmark Content, Enterprise-Document-Management, Imaging und Workflow-Software unterstützt jede Phase des Vertragsmanagements – mit sofortigem Zugriff auf Dokumente, besseren Tools für die Zusammenarbeit und der Möglichkeit, Aufgaben automatisch zuzuweisen und zu kontrollieren.

Lexmark Content bietet Bundesbehörden folgende Vorteile für das Vertragsmanagement:

  • Jede Art von Information aus unterschiedlichen Quellen digital erfassen
    Capturing von Bestellungen, Kreditoren- und Lieferverträgen, Angeboten, Korrespondenz, Rechnungen und anderem direkt aus E-Mail, Fax, Dateien oder Scannern
  • Organisieren der Vertragsunterlagen
    Ablage aller Dokumente, die zu einem öffentlichen Auftrag gehören, in einer übersichtlichen und leicht zugänglichen elektronischen Akte
  • Zusammenarbeit und sicheres Verteilen von Informationen 
    Ein sicheres, zentrales Repository ermöglicht einfachen und kontrollierten Zugriff durch interne und externe Zugangsberechtigte
  • Berichte und Zulassungen prüfen
    Automatisch Aufgaben zuweisen und Dokumente zur Überprüfung versenden. Mitarbeiter verwenden Tools wie digitale Signatur und digitale Anmerkungen
  • Kontrolle der Dokumentenaufrufe
    Sicherstellen der Integrität von Informationen mit Versionskontrolle, Check-in und Check-out
  • Compliance einhalten
    Nachverfolgung aller Aufgaben und Prozesse, die unter die Beschaffungsverordnung fallen. Behörden halten alle Richtlinien für Aufbewahrung und Löschung von Dokumenten ein

Lexmark Content unterstützt jeden Schritt in den Vertragsverhandlungen und optimiert den gesamten Prozess. Von der Verhandlung, über Genehmigung, Ausführung und Performance-Überwachung bis zur Aktualisierung und Vertragserneuerung – die Mitarbeiter haben immer alle erforderlichen Dokumente direkt zur Hand.