Basılı materyallerin depolanması, işlenmesi ve güncellenmesi söz konusu olduğunda, masraflar hızla artabilir. Kağıt formlar değerli depolama alanını kullanır, bakımı için zaman ve para gerektirir ve güncellemeler, yeni özellikler ve gözden geçirilmiş yasal gereklilikler nedeniyle düzenli olarak değiştirilmelidir. Ayrıca, belgelerin kaybolması ve güvenliğinin sağlanması kolaydır ve riski azaltmak için ihtiyaç duyduğunuz görünürlüğü ve kontrolü sağlamaz.
Akıllı Belge Portalı, belgeleri dijital olarak kolayca saklamanıza olanak tanır, böylece kullanıcılar bilgilere tam olarak nereden ve nasıl erişeceklerini bilirler. Artık kağıtları bir yerden bir yere karıştırmadığınız için, depolama maliyetlerini önemli ölçüde azaltabilir ve ek masraflar olmadan değişiklikler yapabilirsiniz. Ajanslar ayrıca, tutarlılık ve uyumluluk sağlamak için formları merkezi olarak yönetmek üzere MFP'leri mevcut sistemlerle sorunsuz bir şekilde entegre edebilir.