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Columbia Sportswear

HISTÓRIA DE SUCESSO

A Columbia Sportswear reduziu seus custos globais de produção em 37% com a troca para a gestão de serviços de impressão (MPS) da Lexmark. Ao longo dos anos, o ambiente de produção da Columbia Sportswear multiplicou, envelheceu e se tornou um pesadelo para ser gerenciado. A solução da Lexmark incluiu gestão de serviços de impressão, Gerenciamento de impressão da Lexmark com Liberação de impressão e gerenciamento pró-ativo de consumíveis. Com a solução da Lexmark instalada, os benefícios financeiros, operacionais e ambientais alcançados pela Columbia Sportswear foram imediatos e importantes.

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Columbia Sportswear Photo

Columbia Sportswear

empresa

Fundada em 1938, a Columbia Sportswear está entre os fabricantes e varejistas de roupas, calçados e acessórios para atividades ao ar livre mais importantes do mundo.

Setores

Fabricação, Varejo

Produtos

Gestão de Serviços de Impressão (MPS)

Sede

Portland, Oregon

Funcionários

4,230

Lojas de varejo

80

Receita

US$ 2,1 bilhões (2014)

O desafio

Há muito tempo reconhecida como uma líder com motivação inabalável para criar roupas para atividades ao ar livre que resistem às condições climáticas mais extremas, a Columbia Sportswear tem uma característica em comum com dezenas de outras corporações altamente bem-sucedidas e proeminentes: um foco quase exclusivo nos níveis de qualidade dos produtos e satisfação do cliente. O que destaca a Columbia Sportswear em relação à concorrência é sua disposição para reconhecer que as melhorias são possíveis e que, quando feitas da forma correta, constituem uma vantagem competitiva com resultado financeiro substancial.

Os avanços tecnológicos não são exceção. Ao longo dos anos, o ambiente de produção da Columbia Sportswear se multiplicou, envelheceu e se tornou um pesadelo para ser gerenciado.

“Ao observar a fusão da tecnologia de impressoras e copiadoras, percebemos que as copiadoras deveriam estar em rede, algo que nenhuma das nossas era capaz de fazer”, explicou um gerente sênior da Columbia Sportswear. “Também não tínhamos incorporado muito o conceito ecológico à nossa frota de produção. Isso era algo que definitivamente queríamos alinhar com o resto da empresa e com nossos objetivos gerais como corporação."

Um ambiente de produção ultrapassado

Uma pesquisa sobre o ambiente de produção na sede, em Oregon, revelou muitas oportunidades de melhorias e economia de custos. Impressoras a laser monocromáticas e multifuncionais (MFPs) ultrapassadas não possuíam os recursos de fluxo de trabalho da geração atual.

Uma análise de despesas apontou que, à medida que os equipamentos envelheciam, incluindo copiadoras fora de rede, de função única e de locação a longo prazo, os custos de manutenção e suporte atingiam valores insustentáveis. Em termos logísticos, a responsabilidade operacional e orçamentária por impressoras em rede e copiadoras fora de rede era divida entre o departamento de TI e as filiais da Columbia Sportswear.

A empresa também reconheceu que seu ambiente de produção precisava favorecer sua postura ambiental. Os trabalhos de impressão esquecidos que se acumulavam precisavam ser reciclados. Dispositivos mais antigos consumiam mais eletricidade e geravam mais calor do que produtos mais novos.

Era difícil obter métricas de uso, desempenho e manutenção das impressoras mais antigas e era impossível coletar essas métricas para dispositivos fora de rede. A TI, a fim de contribuir com as iniciativas de sustentabilidade em toda a Columbia Sportswear, concluiu que uma revisão geral da produção teria um impacto imediato e profundo.

Em busca do parceiro de tecnologia certo

A Columbia Sportswear fez um pedido de proposta para duas dezenas de entidades, abrangendo uma variedade de fornecedores e provedores de soluções. A empresa os convidou para visitar sua sede em Oregon e andar pela fábrica para observar as operações da empresa e entrevistar os funcionários. Os participantes foram incentivados a recomendar a melhor estratégia e apresentar uma visão inovadora em termos de aplicativos futuros em potencial.

“Não tínhamos barreiras, restrições e expectativas”, informou um gerente sênior da Columbia Sportswear. “Queríamos especialistas em tecnologia de produção que pudessem nos dizer como gerenciá-la melhor, fornecer mais recursos aos funcionários e dar apoio às iniciativas ecológicas da empresa.”

Com exceção dos pré-requisitos típicos, como preços competitivos, níveis de serviço garantidos, certificação Energy Star® para consumo de energia reduzido e capacidade de se tornar líder em sustentabilidade corporativa, a Columbia Sportswear entregou aos participantes do RFP uma folha de papel em branco para que recomendassem a melhor solução.

Vários fornecedores e provedores preferiram sair do RFP, por considerarem a natureza aberta do pedido desconfortável. Outros recomendaram uma estratégia de consolidação de dispositivos centrada em hardware, que oferecia economia pontual com a redução de dispositivos.

A Lexmark veio aqui, nos orientou e deixou muito claro que estaria sempre conosco por muito tempo. A Lexmark mostrou que se tratava de uma parceria, não apenas de uma transação.

Gerente sênior da Columbia Sportswear

A Lexmark propõe uma solução avançada e abrangente

A proposta da Lexmark foi muito além da consolidação, abrangendo conceitos avançados que foram desenvolvidos para oferecer economia contínua, cumulativa e mensurável. Essas soluções incluíram a gestão de serviços de impressão para garantir o desempenho ideal da frota de produção, o Gerenciamento de impressão da Lexmark com Liberação de impressão para apoiar iniciativas de sustentabilidade e reduzir o desperdício, mantendo os trabalhos de impressão na fila até serem liberados fisicamente pelo proprietário do trabalho, além do gerenciamento de suprimentos proativo para automatizar o reabastecimento de cartuchos de toner.

Na análise final, o primeiro fornecedor a responder ao RFP, a Lexmark, acabou apresentando a solução mais adequada e atrativa para a Columbia Sportswear e se tornou seu parceiro de preferência.

Solução

Aprofundamento na infraestrutura

A Lexmark coletou os dados de uso da infraestrutura de produção existente da Columbia, “algo que nunca tivemos antes”, segundo um gerente sênior da Columbia Sportswear.

“Esses números concretos nos ajudaram bastante a desenvolver e implantar nosso ambiente de produção atualizado”. A equipe do gerente sênior entendeu que a substituição total do ambiente de produção da Columbia afetaria cada funcionário da sede. “Os usuários estão vinculados a suas impressoras, gostam de tê-las por perto. Nós íamos mudar isso, então, era vital contar com o apoio do CIO e do COO,” concluiu. Com o suporte e a adesão dos executivos, a responsabilidade por toda a tecnologia de produção, incluindo copiadoras, foi atribuída à TI.

Implantação e posicionamento dos dispositivos

Com uma estratégia de produção em vigor e o parceiro selecionado, a Columbia Sportswear passou à fase de implantação e começou a mapear o posicionamento dos dispositivos.

Uma análise de seu ambiente revelou que a Columbia Sportswear estava operando com 176 dispositivos. Com base nas estatísticas de uso e uma análise de requisitos por prédio e por andar, o número total de dispositivos foi reduzido para 62. Os dispositivos antigos foram substituídos por multifuncionais da Lexmark, capazes de imprimir, copiar, enviar faxes e digitalizar em uma única unidade. Todos os dispositivos foram equipados com o Gerenciamento de impressão da Lexmark e um recurso chamado Liberação de impressão, o qual permite que os funcionários imprimam em qualquer dispositivo da rede. Os trabalhos de impressão são liberados e impressos depois que funcionário se autentica no dispositivo correspondente.

Esta solução (Gerenciamento de impressão da Lexmark com Liberação de impressão segura) realmente reduziu a quantidade de impressões e as impressões em excesso que a empresa estava produzindo. Não estamos mais desperdiçando papel e toner em trabalhos que nunca eram recolhidos

Gerente sênior da Columbia Sportswear

“Creio que, provavelmente, a maior vitória para nós nesse processo, além da plataforma padronizada, foi a liberação de impressão segura”, declarou um gerente sênior da Columbia Sportswear. “Esse recurso realmente reduziu a quantidade de impressões e as impressões em excesso que a empresa estava produzindo. Não estamos mais desperdiçando papel e toner em trabalhos que nunca eram recolhidos.”

O recurso Liberação de impressão também favoreceu o foco em sustentabilidade da Columbia Sportswear para imprimir menos e amenizou as preocupações sobre a impressão de documentos confidenciais em impressoras de rede.

“Também conseguimos poupar o tempo da equipe de TI ao reatribuir recursos de impressão quando transferimos fisicamente um funcionário”, informou um gerente sênior da Columbia Sportswear. “É uma fila de impressão que pode ser acessada de qualquer dispositivo da Lexmark em qualquer filial da Columbia Sportswear. “Com o Gerenciamento de suprimentos proativo da Lexmark, a Columbia Sportswear também recebe os cartuchos de toner no momento certo.

Mensagens automáticas de alerta de pouco toner são enviadas pelos dispositivos, iniciando o pedido de um cartucho de substituição, que é enviado para aquele dispositivo específico. Os cartuchos são recebidos e substituídos por uma equipe treinada em cada andar. Assim, a equipe de TI não precisa realizar essas tarefas. O pedido manual e o acúmulo de cartuchos foram eliminados.

Resultados

Benefícios da consolidação

Os benefícios financeiros, operacionais e ambientais alcançados pela Columbia Sportswear foram imediatos e expressivos. Com a consolidação de produtos de impressora, fax, copiadora e scanner separados em multifuncionais da Lexmark, a Columbia Sportswear pôde reduzir o número de dispositivos de sua frota de produção em 60%, com um corte correspondente no número de modelos, de 65 para apenas oito. Os custos de produção gerais, incluindo manutenção e suprimentos, caíram 37%. Os custos dos suprimentos caíram significativamente: o volume de impressão anual foi reduzido em quase um milhão de páginas, e houve redução do uso de toners em torno de 6%.

O gerente sênior e sua equipe estão passando para as próximas etapas da remodelação da produção da Columbia Sportswear. Com a implantação inicial concluída, os projetos ativos incluem implementação da linha da Lexmark de ferramentas de gestão remota de impressoras e métricas de desempenho.

Munido dos números concretos do sucesso na matriz, o gerente sênior está pronto para ampliar seus horizontes além da sede da Columbia Sportswear.

Durante todo o processo, a equipe da Lexmark nos deu atenção. Eles ouviram nossas necessidades, conversaram com os usuários e até mesmo desenvolveram plantas baixas que mostravam os dispositivos existentes e onde pretendiam instalar as multifuncionais da Lexmark.

Gerente Sênior da Columbia Sportswear

Modernização dos sistemas de armazenagem e distribuição

Com a parceria da Lexmark, a empresa estabeleceu o objetivo de modernizar seus sistemas de centro de armazenagem e distribuição, com a troca para uma única plataforma de produção para listas de retirada e listas de expedição. Também estão previstas a substituição das impressoras das lojas de varejo da Columbia Sportswear e a modernização do fluxo de trabalho de documentos da empresa. Depois disso, a Columbia Sportswear ampliará essas iniciativas em nível global para padronizar sua plataforma de produção em 43 locais no mundo todo.

Implementação das melhores soluções da categoria

Talvez a maior lição que a Columbia Sportswear tenha aprendido com essa experiência foi dar ao parceiro a liberdade de recomendar as melhores soluções da categoria. “A Lexmark veio aqui, nos orientou e deixou muito claro que estaria sempre conosco por muito tempo. A Lexmark mostrou que se tratava de uma parceria, e não apenas de uma transação”, declarou um gerente sênior da Columbia Sportswear.

Entre as máximas da Columbia Sportswear, está “acreditamos que cada caminho leva a algo de valor". Ainda que se refira a caminhadas ou trilhas de esqui e seja uma metáfora para um estilo de vida saudável, a Columbia Sportswear descobriu que seu caminho de modernização da frota de produção levou a vários fatores que valem a pena: economia profunda, redução do consumo de papel, eficiência operacional e maior respeito ao meio ambiente.


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