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ESPM implanta soluções para gestão de documentos da Lexmark Perceptive Software

 Abril 2014

Novos processos de impressão e correção de provas, além da certificação digital, otimizaram o dia a dia da Escola.

São Paulo, abril de 2014 – A Lexmark Perceptive Software, uma das maiores companhias do setor de Tecnologia, acaba de implantar novas soluções para gestão de conteúdo na ESPM – Escola Superior de Propaganda e Marketing, uma das melhores e mais inovadoras instituições de ensino do País. O projeto, que contou com a parceria da Tecnoset, um dos principais canais de vendas da Lexmark no Brasil e integradora escolhida para liderar e implantar as novas tecnologias de automatização, teve dois objetivos principais: otimizar o processo de impressão e correção de gabaritos de vestibular e formulários de avaliação, e implantar a utilização do certificado digital nos processos de matrícula de novos alunos.

Reduzir impressões e gastos com armazenamento de documentos físicos, bem como diminuir o tempo consumido em processos que envolvem formulários e correção de provas, foram os principais desafios que levaram a ESPM a buscar uma solução para gestão de conteúdo. A instituição promoveu então um processo de seleção por meio de uma RFP (Request for Proposal) e, após as apresentações, a Lexmark Perceptive Software foi escolhida, com base em critérios como inovação, aplicabilidade e oferta de soluções completas para o médio e longo prazo. “Enxergamos uma oportunidade para inovar não só os processos de impressão de formulários e correção de gabaritos, mas também futuramente passar a ofertar, por exemplo, serviços de autoatendimento para os alunos”, destacou Leonardo Fernandes, gerente de Negócios e Processos da ESPM.

As duas frentes principais do projeto foram a de implantação da solução que otimizaria os processos de impressão e correção de gabaritos de processos seletivos, e a matrícula de novos alunos, tendo como diferencial a estrutura para a utilização do certificado digital.

A ESPM foi a primeira instituição de ensino do Brasil a adotar a certificação digital em uma solução embarcada numa multifuncional –, com digitalização e guarda de documentos para fácil acesso da informação no banco de dados da instituição. Foram envolvidas no projeto a diretoria de TI, a área de negócios e processos e as secretarias das unidades de São Paulo, Rio de Janeiro e Rio Grande do Sul da ESPM.

 

Implantação do projeto e resultados

Toda a implantação ocorreu em fases, sendo elas a de concepção, montagem do ambiente, treinamento, homologação e operação assistida. Além da ferramenta de captura com certificação digital embarcada na multifuncional, a plataforma de soluções da Lexmark Perceptive Software possui interfaces que permitem a comunicação direta com o sistema de gestão educacional da ESPM, através de webservices de consulta previamente montados em conjunto com a equipe de sistemas da Escola.

No primeiro processo seletivo da ESPM no qual a solução foi usada, o tempo de impressão das mais de 6 mil páginas de provas e a correção dos respectivos gabaritos caiu de três dias para apenas seis horas. “Outro resultado alcançado diz respeito à redução dos custos de impressão, já que a ferramenta dispensa a utilização de formulários pré-impressos”, comenta Paulo Henrique Marsula, CIO da ESPM, ao relembrar que antes também havia muito retrabalho para os funcionários da Escola, já que os dados dos candidatos tinham que ser impressos na marcação exata dos bullets do formulário.

O atendimento para a matrícula de novos alunos também obteve ganhos expressivos com a adoção da solução da Lexmark Perceptive Software. Além de ficar mais clean e organizado, esse processo foi amplamente melhorado com a certificação digital, que contribui não só com a dispensa da guarda de documentos físicos, mas também agiliza a busca por esses documentos no momento em que a instituição necessita, respaldada pela garantia de que o original foi apresentado.

“Implementamos, junto com a equipe da Lexmark Perceptive Software, o agendamento online de matrícula. Dessa forma, o candidato aprovado no processo seletivo é atendido com dia e horário marcado. Na ocasião do atendimento, o funcionário da secretaria já digitaliza os documentos pessoais do aluno, certifica digitalmente essas cópias e as indexa com o número de matrícula em nosso sistema de gestão diretamente via multifuncional. Esse processo todo agora não leva mais do que dez minutos”, comemora Fernandes.  

Os benefícios obtidos com o projeto de certificação digital também dizem respeito à percepção de pais e alunos, que avaliam positivamente a iniciativa. “A certificação reduziu em muito a burocracia do processo de matrícula, já que antes os alunos tinham que nos entregar cópias dos documentos pessoais autenticadas em cartório”, salienta Marsula.

A ESPM já estuda ampliar a parceria com a Lexmark Perceptive Software por meio da adoção da solução de captura com certificação digital em outras áreas da instituição, como a de recursos humanos e departamento jurídico. Também está em projeto disponibilizar a ferramenta de correção de provas para as coordenações de cursos de graduação e pós-graduação, bem como nos processos de avaliação institucional e de professores.

“É muito gratificante ver os resultados de nossa parceria com a ESPM. Trata-se de um cliente que, desde o início do relacionamento, apostou e confiou em nossa oferta de soluções. Juntos, colocamos em prática um projeto inovador, que vai ao encontro da proposta de valor da instituição e que, com certeza, será um benchmarking para o setor de educação no País”, declara Luiz Claudio Menezes, gerente geral da Lexmark para o Brasil.

Já segundo Paulo Schimenes, diretor da Tecnoset, participar juntamente com a Lexmark de um projeto tão importante como este demonstra o know-how da empresa como prestadora de serviços. “Oferecer soluções completas com tecnologia de ponta, qualidade e parceiros qualificados, além do nosso custo x benefício, é o que tem possibilitado nosso crescimento constante ao longo desses mais de 20 anos”, conclui o executivo.

Sobre a Lexmark

A Lexmark está focada exclusivamente em conectar informações impressas e digitais não estruturadas em empresas com processos, aplicações e pessoas que mais precisam. Para mais informações, visite www.lexmark.com.

Sobre a Tecnoset

A Tecnoset, presente no mercado desde 1991 no setor de Tecnologia da Informação, completou 20 anos em 2011. Atua através de suas unidades de negócios Printing Services, Thermal Printing, BPO Document Solutions e Networking & Security em empresas públicas e privadas. Com mais de 430 profissionais em seu time, atende a contratos de abrangência nacional e, em 2012, obteve um faturamento de R$ 125 milhões. Com sede em São Paulo, possui uma fábrica em Resende, filiais em Campinas, Fortaleza, Recife e Vitória, além de centros de apoio logístico em todo o País.

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